Logiciels de caisse : des précisions…

Logiciels de caisse : une définition

Depuis le 1er janvier 2018, seules les entreprises qui utilisent un logiciel ou un système de caisse sont concernées par l’obligation de certification de leur logiciel.

Cette obligation consiste, pour l’entreprise, à s’équiper d’un logiciel satisfaisant à des conditions d’inaliénabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

L’administration vient d’apporter des précisions sur la définition même de ce qu’est un logiciel ou un système de caisse. Pour elle, il s’agit d’un système informatique doté d’une fonctionnalité permettant de mémoriser et d’enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie de vente de marchandises ou de prestations de services.

Logiciels de caisse : une nouvelle tolérance

Comme tout principe, il existe des exceptions à cette obligation de certification qui dépendent soit du régime de TVA de l’entreprise, soit de la nature de l’activité exercée, soit des modalités de tenue de la caisse.

Sont exclues du dispositif les entreprises non soumises à TVA, les entreprises exonérées de TVA, les entreprises bénéficiant de la franchise (par exemple les auto-entrepreneurs) et les exploitants agricoles soumis au remboursement forfaitaire agricole.

Ne sont pas non plus tenues à l’obligation de certification les entreprises qui commercent exclusivement avec d’autres professionnels (ce que l’on appelle les activités « B to B » ou « business to business »).

Il en va de même des entreprises qui :

• utilisent des registres papiers ou sous forme de tableurs ;
• ou qui utilisent un système dédié qui n’automatise pas et n’enregistre pas les données.

Par mesure de tolérance, l’administration précise que sont également dispensées de l’obligation de sécurisation de leur logiciel ou système de caisse les entreprises, soumises à la TVA, dont l’intégralité des paiements est réalisée avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit (une banque par exemple), sur lequel l’administration peut exercer son droit de communication.

Logiciels de caisse : des consignes données à l’administration

Le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données peut être justifié :

• soit par un certificat délivré par un organisme accrédité (certificat de conformité à la norme NF 525 pour les logiciels d’encaissement) ;
• soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel de comptabilité ou de gestion ou du système de caisse concerné, conforme à un modèle fixé par l’administration.

Les agents de l’administration fiscale peuvent intervenir de manière inopinée dans les entreprises pour vérifier qu’elles détiennent effectivement l’attestation ou le certificat nécessaire pour chacun des logiciels ou systèmes de caisse utilisés.

Si l’administration constate un manquement, l’entreprise est passible d’une amende de 7 500 € par logiciel. Plus exactement, elle y sera soumise si elle ne justifie pas, dans les 30 jours, que le ou les logiciels ou systèmes de caisse qu’elle détient et utilise satisfait/satisfont aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données.

Exceptionnellement, l’amende ne sera pas applicable si, à l’occasion du contrôle, l’entreprise apporte la preuve du fait qu’elle a effectué toutes les diligences nécessaires pour obtenir l’attestation ou le certificat de son éditeur de logiciels.

En revanche, si l’administration apporte la preuve du fait que l’entreprise a manqué sciemment à ses obligations, l’amende sera appliquée.

Source :

• BOFiP-Impôts-Actualité du 4 juillet 2018
• Communiqué de Presse du Ministère de l’Action et des Comptes publics du 9 juillet 2018, n°341
• www.impots.gouv.fr