Coronavirus (COVID-19) : mémo de la rémunération des salariés

Coronavirus (COVID-19) : l’état d’urgence sanitaire est prolongé

Du nouveau. Le 2e état d’urgence sanitaire, arrivé à terme le 16 février 2021, est finalement prorogé jusqu’au 1er juin 2021 inclus.

Concernant les dispositions relatives à l’état d’urgence sanitaire. Les dispositions relatives à l’état d’urgence sanitaire (notamment les mesures ayant pour objet la mise en quarantaine, les mesures de placement et de maintien en isolement des personnes infectées par le virus), initialement applicables jusqu’au 1er avril 2021, le sont désormais jusqu’au 31 décembre 2021.

Concernant l’Outre-mer. En toute logique, les dispositions relatives à la lutte contre les épidémies applicables dans les îles Wallis et Futuna, en Nouvelle-Calédonie et en Polynésie française sont applicables jusqu’au 31 décembre 2021 (contre le 1er avril 2021 précédemment).

Rémunération de base

Salarié en activité. Si votre entreprise poursuit son activité, la question ne se pose pas : le salarié a droit à sa rémunération habituelle, telle qu’elle est prévue dans son contrat de travail. Précisons à toutes fins utiles que le salarié placé en télétravail conserve les mêmes droits que s’il n’était pas en télétravail.

Salarié placé en activité partielle. Vous devez lui verser 70 % de sa rémunération horaire brute (l’Etat vous remboursera le montant équivalent dès lors que sa rémunération n’excède pas 4,5 smic).

Salarié en arrêt de travail. Le salarié bénéficie des indemnités journalières versées par la Caisse d’assurance maladie, sans avoir à respecter les conditions d’ouverture des droits et sans délai de carence. Quant à vous, vous devrez verser une indemnité complémentaire aux indemnités journalières de sécurité sociale aux salariés (y compris travailleurs à domicile, saisonniers, intermittents et intérimaires) :

• bénéficiant d’un arrêt de travail pris en application des dispositions urgentes relatives à cette crise sanitaire, sans :

• ○ condition d’ancienneté,
• ○ qu’il n’ait à justifier dans les 48 heures de son arrêt de travail,
• ○ condition de soins,

• ou en situation d’incapacité résultant d’une maladie ou d’un accident, sans condition d’ancienneté.

Concrètement. Concernant ces 2 catégories de salariés :

• la première concerne notamment ceux qui sont en arrêt de travail :

• ○ à la suite d’une mesure d’isolement ou de quarantaine,
• ○ pour garder un enfant de moins de 16 ans,
• ○ en raison du risque de développer une forme grave du covid-19 ;

• la 2ème concerne les salariés qui sont arrêtés pour maladie, liée ou non au covid-19, ou pour accident.

Maintien de rémunération. Exceptionnellement, du 12 mars 2020 au 30 avril 2020, quelle que soit la durée totale d’indemnisation, l’employeur doit assurer au salarié un maintien de salaire à hauteur de 90 % de la rémunération bute qu’il aurait perçue s’il avait continué à travailler.

Titres-restaurant. A titre exceptionnel, à compter du 12 juin 2020 et jusqu’au 28 février 2022 inclus, pour soutenir la demande, le plafond journalier des titres-restaurant est porté à 38 € (contre 19 €, en principe) et leur utilisation est autorisée les week-ends et jours fériés, uniquement dans les restaurants, hôtels restaurants ainsi que dans les débits de boissons assimilés à ces derniers.

Titres-restaurant 2020. S’il leur reste, après le 31 août 2021, des titres-restaurant 2020 non utilisés, les salariés pourront demander gratuitement à leur employeur de les échanger contre des titres 2021. Ils ne pourront le faire qu’au cours de la quinzaine suivante, soit jusqu’au 15 septembre 2021.

Chèques-vacances. Interrogé sur le fait de savoir s’il était envisageable d’allonger le délai de validité des chèques-vacances d’une année, sur le modèle de ce qui a été mis en place pour les titres-restaurant, le gouvernement vient de répondre par la négative. Pour lui, le fonctionnement actuel assure une utilisation suffisamment large du chèque-vacances puisqu’il permet à ceux émis en 2020 d’être utilisés jusqu’à la fin de l’année 2022, et de pouvoir être échangés au cours du premier trimestre 2023.

Epargne salariale

Le principe. L’entreprise doit, en principe, effectuer le versement des sommes dues au titre de l’intéressement ou de la participation aux résultats avant le 1er jour du 6ème mois suivant la clôture de l’exercice. Ainsi, généralement, les entreprises versent les sommes dues au titre de l’intéressement et/ou de la participation au plus tard le 31 mai.

L’exception. Pour faire face aux conséquences économiques et financières de la crise sanitaire liée à la propagation du coronavirus (sars-cov-2), la date limite de versement des sommes attribuées en 2020 au titre d’un régime d’intéressement ou de participation est reportée ultérieurement (la date restant à déterminer,au 31 décembre 2020 au plus tard).

Un dispositif pour les TPE. Les entreprises de moins de 11 salariés peuvent mettre en place un régime d’intéressement par décision unilatérale de l’employeur, faute d’avoir un délégué syndical ou un comité social et économique (CSE).

Durée de la mise en place du régime d’intéressement (TPE). La décision unilatérale peut mettre en place ce régime pour une durée de 1 à 3 ans, si aucun accord d’intéressement n’est déjà applicable ou n’a déjà été conclu dans l’entreprise depuis au moins 5 ans avant la date d’effet de sa décision. L’employeur en informe ses salariés par tout moyen.

A noter. Le régime d’intéressement ainsi mis en place bénéficie des mêmes avantages qu’un régime d’intéressement mis en place par accord collectif.

Attention ! Au terme de la période de validité prévue dans la décision unilatérale, le régime d’intéressement ne pourra être reconduit dans l’entreprise qu’en empruntant l’une des modalités suivantes :

• par convention ou accord collectif de travail ;
• par accord entre l’employeur et les représentants d’organisations syndicales représentatives dans l’entreprise ;
• par accord conclu au sein du comité social et économique ;
• à la suite de la ratification, à la majorité des 2/3 du personnel, d’un projet d’accord proposé par l’employeur.

Intéressement de projet dans ces TPE ? Les règles relatives à la mise en place d’un intéressement de projet ne pourront pas s’appliquer dans le cadre d’une décision unilatérale de l’employeur.

Prime exceptionnelle de pouvoir d’achat pour 2021-2022

En 2021-2022. La nouvelle prime exceptionnelle de pouvoir d’achat (dite prime « Macron ») peut être versée, sur la base du volontariat, par les employeurs de droit privé, les établissements publics à caractère industriel et commercial et les établissements publics administratifs qui emploient du personnel de droit privé.

Comment ? Elle peut être mise en place par accord d’entreprise, accord de groupe, ou décision unilatérale de l’employeur. Dans cette dernière hypothèse, l’employeur devra informer le comité social et économique (CSE), s’il existe, de sa décision avant le versement effectif de la prime. L’employeur peut décider de l’attribuer à l’ensemble des salariés et agents qu’il emploie, ou à ceux dont la rémunération est inférieure à un certain plafond, défini dans l’accord ou la décision unilatérale instituant cette prime.

Cet accord ou cette décision devra également prévoir le montant de la prime, ainsi que, le cas échéant, les conditions de modulation de son niveau selon les bénéficiaires.

Une exonération. Cette prime exceptionnelle est exonérée d’impôt sur le revenu (IR), de cotisations et contributions sociales d’origine légale ou conventionnelle et de participations construction, de taxe d’apprentissage et de contributions formation, dans la limite de 1 000 €, sous réserve qu’elle soit attribuée aux salariés ou agents ayant perçu, au cours des 12 mois précédant son versement, une rémunération inférieure à 3 fois la valeur annuelle du Smic correspondant à la durée de travail prévue au contrat.

Notez également que cette prime est exclue des ressources prises en compte pour le calcul de la prime d’activité et pour l’attribution de l’allocation aux adultes handicapés.

Un plafond d’exonération majoré. Le plafond d’exonération passe de 1000 € à 2 000 € pour les employeurs de 50 salariés et plus :

• qui mettent en œuvre un accord d’intéressement à la date de versement de la prime exceptionnelle ou qui ont conclu un accord avant cette même date prenant effet avant le 31 mars 2022 ;
• ou qui sont couverts par un accord de branche ou un accord d’entreprise qui identifie les salariés qui, en raison de la nature de leurs tâches, ont contribué directement à la continuité de l’activité économique et au maintien de la cohésion sociale et dont l’activité s’est exercée, en 2020 ou en 2021, uniquement ou majoritairement sur site pendant les périodes d’état d’urgence sanitaire ; lorsque cet accord vise à valoriser les métiers des salariés identifiés ou prévoit l’engagement des parties à ouvrir des négociations sur la valorisation des métiers des salariés identifiés dans un délai de 2 mois à compter de la signature de l’accord et porte sur au moins 2 des 5 thèmes suivants :

• ○ la rémunération et les classifications, notamment au regard de l’objectif d’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes ;
• ○ la nature du contrat de travail ;
• ○ la santé et la sécurité au travail ;
• ○ la durée du travail et l’articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle et familiale ;
• ○ la formation et l’évolution professionnelles ;

• ou qui ont engagé une négociation d’entreprise sur l’accord de branche ou d’entreprise qui identifie les salariés qui, en raison de la nature de leurs tâches, ont contribué directement à la continuité de l’activité économique et au maintien de la cohésion sociale et dont l’activité s’est exercée, en 2020 ou en 2021, uniquement ou majoritairement sur site pendant les périodes d’état d’urgence sanitaire, ou dont l’activité principale relève d’une branche ayant engagé de telles négociations.

Dans cette dernière hypothèse, les organisations professionnelles d’employeurs qui participent aux négociations de branche doivent informer, par tout moyen, les entreprises qui relèvent de cette branche de l’engagement des négociations.

Enfin, retenez que le plafond d’exonération est également porté à 2 000 €, sans condition tenant à la mise en place d’un accord d’intéressement ou de valorisation, pour les employeurs de moins de 50 salariés, ainsi que pour les associations et les fondations d’utilité publique, d’intérêt général, cultuelles ou de bienfaisance autorisées à recevoir des dons ouvrant droit à une réduction d’impôt sur le revenu.

Des conditions à respecter. Les exonérations fiscales et sociales s’appliquent aux primes qui respectent les conditions suivantes :

• elles bénéficient aux salariés liés à l’entreprise par un contrat de travail, aux intérimaires mis à disposition de l’entreprise utilisatrice (ou aux agents publics relevant de l’établissement public) :

• ○ à la date du versement de la prime exceptionnelle ;
• ○ ou à la date de dépôt de l’accord d’entreprise ou de groupe auprès de l’autorité compétente ;
• ○ ou à la date de la signature de la décision unilatérale de l’employeur ;

• son montant peut être modulé selon les bénéficiaires, en fonction :

• ○ de la rémunération ;
• ○ du niveau de classification ;
• ○ de la durée de présence effective pendant l’année écoulée ou de la durée de travail prévue par le contrat de travail au titre de la période pendant laquelle ils sont présents dans l’entreprise ; à ce titre, les congés de maternité, de paternité, d’adoption et d’éducation des enfants sont assimilés à des périodes de présence effective ;

• elle est versée entre le 1er juin 2021 et le 31 mars 2022 ;
• elle ne peut se substituer à aucun des éléments de rémunération versés par l’employeur ou devenus obligatoires en vertu de règles légales, contractuelles ou d’usage ;
• elle ne peut se substituer à des augmentations de rémunération ou à des primes prévues par un accord salarial, par le contrat de travail ou par les usages en vigueur dans l’entreprise (ou dans l’établissement public).

Cas particulier des travailleurs handicapés. Les travailleurs handicapés qui bénéficient d’un contrat de soutien et d’aide par le travail peuvent bénéficier de la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat, si l’employeur décide de la mettre en place.

Une exonération. Cette prime est exonérée d’IR, de cotisations et contributions sociales d’origine légale ou conventionnelle et de participations construction, de taxe d’apprentissage et de contributions formation, dans la limite de 1 000 €, sous réserve du respect des conditions suivantes :

• son montant peut être modulé selon les bénéficiaires, en fonction :

• ○ de la rémunération ;
• ○ du niveau de classification ;
• ○ de la durée de présence effective pendant l’année écoulée ou de la durée de travail prévue par le contrat de travail au titre de la période pendant laquelle ils sont présents dans l’entreprise ; à ce titre, les congés maternité, paternité, adoption et éducation des enfants sont assimilés à des périodes de présence effective ;

• elle est versée entre le 1er juin 2021 et le 31 mars 2022 ;
• elle ne peut se substituer à aucun des éléments de rémunération versés par l’employeur ou qui deviennent obligatoires en vertu de règles légales, contractuelles ou d’usage ;
• elle ne peut se substituer à des augmentations de rémunération ou à des primes prévues par un accord salarial, par le contrat de travail ou par les usages en vigueur dans l’entreprise (ou dans l’établissement public) ;
• elle bénéficie à l’ensemble des travailleurs handicapés liés par un contrat de soutien et d’aide par le travail à un établissement ou service d’aide par le travail à la date de versement.

Précisions de l’administration… L’administration sociale apporte, sous la forme d’un « questions-réponses », des précisions quant aux modalités d’application de cette exonération.

Non-respect des conditions. En cas de contrôle de l’Urssaf donnant lieu au constat de l’absence de respect de l’une ou de plusieurs de ces conditions :

• les employeurs seront toujours invités à régulariser la situation ;
• en l’absence de régularisation, le redressement pourra potentiellement être réduit à due proportion des seules erreurs commises.

Prime non modulable ! La possibilité offerte de moduler le montant de la prime afin de tenir compte des conditions de travail des salariés liées à l’épidémie de Covid-19 prévue dans le cadre de la prime « Macron » 2020 n’a pas été renouvelée pour la prime 2021-2022.

Cas particuliers des entreprises de travail temporaire. L’entreprise utilisatrice qui attribue la prime exceptionnelle à ses salariés doit en informer l’entreprise de travail temporaire dont relève le salarié mis à disposition. Dès lors, l’entreprise de travail temporaire doit verser la prime au salarié mis à disposition selon les conditions et modalités fixées par l’accord ou la décision de mise en place de cette prime de l’entreprise utilisatrice.

Déclaration en DSN. Le code type de personnel (CTP) à utiliser en DSN pour déclarer cette prime est le CTP 510.

Précisions. Si la prime dépasse un certain montant, la fraction excédentaire sera soumise à cotisations sociales. Ce dépassement devra par conséquent être déclaré avec les CTP habituels, comme le CTP 100. Cela est notamment le cas si le montant de cette prime dépasse :

• 1 000 € pour une entreprise d’au moins 50 salariés n’ayant pas mis en place un accord d’intéressement ou n’ayant pas conclu d’accord ou engagé des négociations sur la valorisation des métiers de 2e ligne ;
• 2 000 € :

• o pour une entreprise d’au moins 50 salariés disposant d’un accord d’intéressement ou de valorisation des métiers de 2e ligne ;
• o pour les entreprises de moins de 50 salariés et les associations et fondations reconnues d’utilité publique.

Augmentation du plafond pour l’exonération « chèques cadeaux »

Pour rappel, les cadeaux et bons d’achats offerts aux salariés par le CSE ou directement par l’employeur (en l’absence de CSE) sont par principe soumis à cotisations sociales.

Cependant, l’Urssaf admet, par tolérance, que ces avantages soient exonérés du paiement des cotisations et contributions y afférent, sous certaines conditions.

Une exonération. Lorsque le montant global de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux attribués à un salarié au cours de la même année n’excède pas 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale (PMSS), ce montant est exonéré de cotisations sociales. Si ce seuil est dépassé sur l’année civile, il est nécessaire de vérifier, pour chaque événement ayant donné lieu à l’attribution de bons d’achat, si les trois conditions suivantes sont remplies :

• l’attribution du bon d’achat doit être en lien avec l’un des événements suivants :

• ○ la naissance, l’adoption ;
• ○ le mariage, le pacs ;
• ○ le départ à la retraite ;
• ○ la fête des mères, des pères ;
• ○ la Sainte-Catherine, la Saint-Nicolas ;
• ○ Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile ;
• ○ la rentrée scolaire (peu importe la nature de l’établissement) pour les salariés ayant des enfants âgés de moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat (sous réserve de la justification du suivi de scolarité).

• l’utilisation du bon doit être en lien avec l’événement pour lequel il est attribué ;
• son montant doit être conforme aux usages.

Si ces conditions sont réunies, le seuil de 5 % PMSS est appliqué par événement et par année civile.

A titre exceptionnel, le gouvernement vient d’annoncer l’augmentation du plafond limitant l’exonération de contributions et de cotisations sociales appliquée aux chèques-cadeaux accordés aux salariés en cette fin d’année 2021. Pour être exonérés, les chèques cadeaux distribués par les CSE (et parfois par l’employeur) au cours de l’année 2021 devront être d’un montant global inférieur à 250 €, au lieu de 171,40 €.