Coronavirus (COVID-19) : le fonctionnement (temporaire) des sociétés

Coronavirus (COVID-19) : sortie de crise et fonctionnement des sociétés

Durée d’application des assouplissements. Il était initialement prévu que les dispositions adaptant les règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants de certaines entités (dont les sociétés civile et commerciales) s’appliquent aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues à compter du 12 mars 2021 et jusqu’au 31 juillet 2021 au maximum.

Du nouveau au 2 juin 2021. Il est désormais précisé que ces dispositions sont applicables jusqu’au 30 septembre 2021, y compris dans les îles Wallis et Futuna.

Coronavirus (COVID-19) : l’état d’urgence sanitaire est prolongé

Du nouveau. L’état d’urgence sanitaire, arrivé à terme le 16 février 2021, est finalement prorogé jusqu’au 1er juin 2021 inclus.

Concernant les dispositions relatives à l’état d’urgence sanitaire. Les dispositions relatives à l’état d’urgence sanitaire (notamment les mesures ayant pour objet la mise en quarantaine, les mesures de placement et de maintien en isolement des personnes infectées par le virus), initialement applicables jusqu’au 1er avril 2021, le sont désormais jusqu’au 31 décembre 2021.

Concernant l’Outre-mer. En toute logique, les dispositions relatives à la lutte contre les épidémies applicables dans les îles Wallis et Futuna, en Nouvelle-Calédonie et en Polynésie française sont applicables jusqu’au 31 décembre 2021 (contre le 1er avril 2021 précédemment).

Coronavirus (COVID-19) : les nouveautés au 21 décembre 2020 pour les personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privée

Convocation aux AG. Pour rappel, lorsque, à la date de la convocation de l’assemblée ou à celle de sa réunion, une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires fait obstacle à la présence physique à l’assemblée de ses membres, l’organe compétent pour la convoquer ou son délégataire peut décider qu’elle se tient sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.

A noter. La délégation accordée par l’organe compétent peut être faite à toute personne (et non plus seulement au représentant légal), par écrit, et doit préciser la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire.

Vote par correspondance. Pour rappel, depuis le 3 décembre 2020, le recours au vote par correspondance est ouvert :

• aux groupements pour lesquels il n’est normalement pas prévu par la Loi ;
• aux groupements pour lesquels il n’est en principe autorisé par la Loi qu’à la condition du respect de certaines conditions (comme par exemple celle relative à l’existence d’une clause à cet effet dans les statuts) : ces conditions sont donc temporairement neutralisées.

A noter. Dans ce cadre, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire peut décider que les membres de l’assemblée peuvent adresser leurs instructions de vote, le cas échéant sous la forme prévue par les dispositions législatives ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission, par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans la convocation.

Une nouveauté ! Le procès-verbal doit préciser le recours au vote par correspondance.

Rappel. Pour mémoire, le vote par correspondance s’exerce :

• dans les conditions prévues par les dispositions légales ou règlementaires applicables aux entités qui y ont recours, leurs statuts ou leur contrat d’émission lorsqu’il est prévu par ceux-ci ;
• ou à défaut, dans des conditions qui viennent d’être précisées.

Des détails. Dans ce cadre, il est désormais prévu que le texte des décisions proposées, un bulletin de vote et les documents nécessaires à l’information des membres de l’assemblée sont adressés à chacun d’eux par écrit, au plus tard en même temps que la convocation de l’assemblée.

Mais aussi. Pour le calcul du quorum, les documents envoyés doivent préciser la date limite de réception des bulletins de vote, qui ne peut être postérieure au 3e jour ouvré avant la réunion de l’assemblée.

Consultation écrite. Par ailleurs, pour rappel, depuis le 3 décembre 2020, le recours à la consultation écrite est désormais étendu à l’ensemble des sociétés civiles et commerciales, à l’exception toutefois des sociétés cotées, sans qu’aucune clause des statuts ou du contrat d’émission ne soit nécessaire ni ne puisse s’y opposer.

A noter. Dans ce cadre, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire peut décider que ses membres adressent leur réponse, le cas échéant sous la forme prévue par les dispositions législatives ou réglementaires qui régissent l’assemblée, les statuts ou le contrat d’émission, par message électronique à l’adresse électronique indiquée à cet effet dans les documents qui leur sont adressés.

Rappel. Pour mémoire, le recours à la consultation écrite peut intervenir :

• soit dans le cadre des dispositions légales ou règlementaires applicables à l’entité qui y a recours, de ses statuts ou de son contrat d’émission lorsque ce mode de prise de décision y est prévu ;
• soit, à défaut, dans des conditions qui viennent d’être précisées.

Des détails ! Le texte des décisions proposées, un bulletin de réponse et les documents nécessaires à l’information des membres de l’assemblée sont alors adressés à chacun d’eux par écrit. Le texte des décisions proposées et les documents nécessaires à l’information des membres de l’assemblée sont adressés en même temps aux autres personnes ayant le droit d’assister à l’assemblée.

Mais aussi. Les membres de l’assemblée adressent leur réponse dans le délai fixé par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire. Ce délai ne peut être inférieur à 15 jours à compter de l’envoi aux membres de l’assemblée de ces documents.

Mais encore. Les règles de quorum et de majorité sont celles applicables aux décisions prises en assemblée. Notez que le quorum est calculé en tenant compte du nombre de membres de l’assemblée ayant exprimé un vote ou du nombre de voix dont ils disposent, selon le cas.

Contenu du PV. Par ailleurs, il est désormais prévu que les décisions prises par voie de consultation écrite sont constatées dans un procès-verbal établi par l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire. Ce procès-verbal mentionne :

• la date des décisions ;
• le texte des décisions proposées ;
• les documents adressés aux membres de l’assemblée ;
• la date à laquelle les documents et informations ont été adressés aux membres de l’assemblée et le délai qui leur a été imparti pour répondre ;
• l’identité des membres de l’assemblée ayant adressé une réponse reçue au plus tard à la date d’échéance de ce délai et le nombre de voix détenues par chacun d’eux ;
• pour chaque décision proposée, le résultat de la consultation écrite.

Durée des mesures. Ces dispositions sont applicables, à compter du 21 décembre 2020, aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues jusqu’au 30 septembre 2021.

Coronavirus (COVID-19) : les nouveautés au 21 décembre 2020 pour les SARL et certaines sociétés par actions

Vote à distance. L’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire (qui peut désormais être toute personne, et non plus seulement le représentant légal) peut décider que les associés ou les actionnaires peuvent voter aux assemblées des sociétés à responsabilité limitée (SARL) et des sociétés par actions dont les statuts permettent de voter aux assemblées par des moyens électroniques de télécommunication via ce type de moyens, dans les conditions auxquelles elles sont soumises, et ce sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire

Attention ! Notez que ces dispositions sont également applicables aux assemblées d’obligataires, de porteurs de titres participatifs et de porteurs de valeurs mobilières donnant accès au capital qui sont soumises aux règles applicables aux assemblées d’actionnaires au sein des sociétés anonymes en matière de visioconférence, de moyens de télécommunication, de vote électronique et de vote par correspondance.

Mandat des actionnaires. Il est en outre prévu que lorsque l’organe compétent pour convoquer l’AG ou son délégataire décide que l’assemblée se tient sans que les membres de cette dernière et les autres personnes ayant le droit d’y assister n’y participent physiquement, ou que les membres de l’assemblée n’ont pas la possibilité d’y participer par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle, la représentation de l’actionnaire doit respecter certaines règles :

• le ou les mandat(s) de représentation, y compris ceux donnés par voie électronique, indiquant le mandataire, peuvent parvenir à la société jusqu’au 4ème jour précédant la date de l’AG ;
• le mandataire peut adresser ses instructions pour l’exercice du ou des mandats dont il dispose à la société par message électronique à l’adresse électronique indiquée, au plus tard le 4ème jour précédant la date de l’assemblée, en utilisant le formulaire de vote par correspondance.

Concernant les assemblées d’actionnaires. Il est par ailleurs désormais prévu que lorsque l’organe compétent pour convoquer l’AG ou son délégataire décide que l’assemblée se tient sans que les membres de cette dernière et les autres personnes ayant le droit d’y assister n’y participent physiquement et que les membres de l’assemblée n’ont pas la possibilité d’y participer par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle :

• si l’assemblée d’actionnaires ne peut être présidée par le président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance ou, en son absence, par la personne prévue par les statuts, elle est présidée par la personne désignée à cet effet par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance parmi ses membres ou, en cas d’indisponibilité, parmi les mandataires sociaux ;
• l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire désigne 2 scrutateurs, qu’il choisit parmi les 10 actionnaires disposant du plus grand nombre de droits de vote dont la société a connaissance à la date de convocation de l’assemblée. En cas d’absence de réponse ou de refus de la part de ces actionnaires, les scrutateurs peuvent être choisis en dehors des actionnaires.

Concernant les sociétés cotées autres que les sociétés d’investissements à capital variable. Les règles sont désormais aménagées pour ce type de société.

D’abord… Lorsque l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire décide que l’assemblée se tient sans que les membres de cette dernière et les autres personnes ayant le droit d’y assister n’y participent physiquement, le procès-verbal de cette décision précise les considérations de droit et de fait qui fondent cette décision, et en particulier la nature de la mesure administrative applicable.

PV d’AG. Par ailleurs, lorsque les membres de l’assemblée n’ont pas la possibilité d’y participer par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle, ce procès-verbal en précise les raisons. Il précise également la façon dont les 2 scrutateurs ont été désignés.

Information des actionnaires. L’ensemble de ces informations doit être porté à la connaissance des actionnaires et des autres personnes ayant le droit d’assister à l’assemblée, dès que possible et par tout moyen permettant d’assurer leur information effective.

Rappel. Par ailleurs, pour rappel, lorsque l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire décide que l’assemblée se tient sans que les membres de cette dernière et les autres personnes ayant le droit d’y assister n’y participent physiquement, la société doit assurer la retransmission de l’assemblée en direct, à moins que des raisons techniques rendent impossible ou perturbent gravement cette retransmission. Elle doit également assurer la rediffusion de l’assemblée en différé.

Des détails ! Dans ce cadre, il est désormais précisé que :

• la retransmission de l’assemblée en direct et sa rediffusion en différé interviennent en format vidéo, ou à défaut, en format audio ;
• la société précise, dans la convocation ou dans le communiqué, les conditions dans lesquelles les membres de l’assemblée peuvent assister à la retransmission de l’assemblée en direct ;
• la société assure la rediffusion de l’assemblée en différé sur son site internet dès que possible à l’issue de l’assemblée, et au plus tard avant la fin du 5e ouvré à compter de la date de l’assemblée. Cette rediffusion demeure disponible pendant au moins 2 ans.

Rappels (bis). Par ailleurs et pour mémoire, il est également prévu que lorsque l’organe compétent pour convoquer l’AG ou son délégataire décide que l’assemblée se tient sans que les membres de cette dernière et les autres personnes ayant le droit d’y assister n’y participent physiquement et que les membres de l’assemblée n’ont pas la possibilité d’y participer par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle, l’ensemble des questions écrites posées par les actionnaires et des réponses qui y sont apportées sont publiées dans la rubrique consacrée aux questions-réponses du site internet de la société.

La nouveauté ! Dans ce cas, il est désormais prévu que :

• par dérogation, les questions écrites sont prises en compte dès lors qu’elles sont reçues avant la fin du 2e jour ouvré précédant la date de l’assemblée générale ;
• la publication des questions et des réponses intervient dès que possible à l’issue de l’assemblée, et au plus tard avant la fin du 5e jour ouvré à compter de la date de l’assemblée.

Concernant les modifications de tenue des AG. Pour rappel, dans l’hypothèse où, après avoir d’abord décidé que l’assemblée se tiendrait hors la présence physique des personnes autorisées à y assister et que tout ou partie des formalités de convocation ont déjà été accomplies, l’organe compétent ou son délégataire décide finalement qu’elles peuvent y assister physiquement, il doit les en informer :

• par tout moyen 3 jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, pour les sociétés non cotées ;
• dès que possible et au plus tard 3 jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée par voie de communiqué dont la diffusion effective et intégrale est assurée par la société, pour les sociétés cotées.

A noter. Dans ce cas, il est prévu que les dispositions relatives à la représentation des actionnaires et à la retransmission de l’assemblée en direct et à la publication des questions écrites restent applicables à l’assemblée des sociétés cotées.

Durée des mesures. Ces dispositions sont applicables, à compter du 21 décembre 2020, aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues jusqu’au 30 septembre 2021.

Coronavirus (COVID-19) : les nouveautés au 3 décembre 2020

Personnes et entités concernées. Les dispositions qui vont suivre s’appliquent, comme celles précédemment prises en la matière, notamment aux personnes suivantes :

• les sociétés civiles et commerciales ;
• les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers ;
• les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique ;
• les coopératives ;
• les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles ;
• les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle ;
• les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;
• les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ;
• les fonds de dotation ;
• les associations et les fondations.

Concernant l’envoi des convocations. Pour mémoire, au sein des sociétés cotées, aucune convocation ne peut être annulée au motif qu’elle n’a pas pu être faite par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société.

Du nouveau ! Désormais cette disposition s’applique à l’ensemble des entités concernées par les nouveaux aménagements, listées ci-dessus.

Concernant la tenue des assemblées à huis-clos. Pour rappel, il était jusqu’à présent prévu que lorsqu’une assemblée était convoquée en un lieu affecté par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires à la date de la convocation ou à celle de la réunion, l’organe compétent pour la convoquer ou le représentant légal mandaté pouvait décider qu’elle se tienne par conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Un aménagement. Cette condition est désormais aménagée : il est désormais prévu que le recours aux audio ou aux visio-conférences n’est possible que si, à la date de la convocation, une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs ou (et c’est une nouveauté) limitant ou interdisant les déplacements pour des motifs sanitaires fait, de manière concrète, obstacle à la présence physique de ses membres à l’assemblée.

A noter. De plus, la personne habilitée à convoquer l’assemblée ou la réunion à huis clos peut désormais être toute personne à qui l’organe compétent a donné délégation en ce sens (et non plus seulement le représentant légal).

Concernant les sociétés cotées (autres que les sociétés d’investissement à capital variable SICAV). Au sein des sociétés dont les actions sont admises aux négociations sur un marché règlementé (cotées) autres que les SICAV, il est désormais prévu que dans le cas où l’assemblée se tient sans la présence physique de ses membres, et sans que ceux-ci ne puissent effectivement y participer par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle :

• la société doit assurer la retransmission de l’assemblée en direct, à moins que des raisons techniques rendent impossible ou perturbent gravement cette retransmission ; notez que la société doit également prévoir la rediffusion de l’assemblée en différé ;
• l’ensemble des questions écrites posées par les actionnaires et les réponses qui y sont apportées doivent être publiées dans la rubrique consacrée aux questions-réponses du site Internet de la société.

Concernant la consultation écrite des membres. Jusqu’à présent lorsque la Loi prévoyait que les décisions des assemblées pouvaient être prises par voie de consultation écrite de leurs membres, l’organe compétent ou son délégataire pouvait décider d’y recourir sans qu’aucune clause des statuts ou du contrat d’émission ne soit nécessaire ni ne puisse s’y opposer.

Elargissement de la consultation écrite. Le recours à la consultation écrite est désormais étendu à l’ensemble des personnes et entités listées plus haut, à l’exception toutefois des sociétés cotées, sans qu’aucune clause des statuts ou du contrat d’émission ne soit nécessaire ni ne puisse s’y opposer.

A noter. Le recours à ce mode de prise de décision s’effectue sur décision de l’organe compétent ou de son délégataire.

Modalités de mise en œuvre. Le recours à la consultation écrite peut intervenir :

• soit dans le cadre des dispositions légales ou règlementaires applicables à l’entité qui y a recours, de ses statuts ou de son contrat d’émission lorsque ce mode de prise de décision y est prévu ;
• soit, à défaut, dans des conditions déterminées par un Décret non encore paru à ce jour.

Bon à savoir. Ces dispositions s’appliquent quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer.

Concernant le vote par correspondance. Désormais l’organe compétent de toutes les entités listées plus haut (ou son délégataire) peut décider que les membres de l’assemblée peuvent voter par correspondance, et ce sans qu’aucune clause des statuts ou du contrat d’émission applicables ne soit nécessaire ni ne puisse s’y opposer.

Elargissement du vote par correspondance. Le recours au vote par correspondance est donc désormais ouvert :

• aux groupements pour lesquels il n’est normalement pas prévu par la Loi ;
• aux groupements pour lesquels il n’est en principe autorisé par la Loi qu’à la condition du respect de certaines conditions (comme par exemple celle relative à l’existence d’une clause à cet effet dans les statuts) : ces conditions sont donc temporairement neutralisées.

A noter. Lorsque le recours au vote par correspondance est possible sans que les dispositions légales ou règlementaires, les statuts ou le contrat d’émission applicables à l’entité n’exigent une décision de l’organe compétent ou de son délégataire pour cela, cette faculté demeure de droit pour les membres de l’assemblée.

Modalités de mise en œuvre. Le vote par correspondance s’exerce :

• dans les conditions prévues par les dispositions légales ou règlementaires applicables aux entités qui y ont recours, leurs statuts ou leur contrat d’émission lorsqu’il est prévu par ceux-ci ;
• ou à défaut, dans des conditions déterminées par un Décret non encore paru à ce jour.

Bon à savoir. Point important, ces dispositions sont applicables quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer (y compris celles relatives aux comptes).

Concernant l’information des membres de l’assemblée pour les sociétés non cotées. Les membres de l’assemblée doivent être informés par tous moyens,3 jours ouvrés au moins avant la date de cette assemblée, de la décision de l’organe compétent, ou de son délégataire, de :

• tenir l’assemblée à huis clos ;
• calculer le quorum et la majorité en tenant compte des seuls membres participants à la visio ou à l’audioconférence ;
• de procéder à une consultation écrite.

A noter. Dans ce cas, la modification du lieu de l’assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.

Du nouveau ! Cette disposition vient d’être aménagée :

• elle prévoit désormais l’information des autres personnes ayant le droit d’assister à l’assemblée ;
• elle s’applique aussi en cas de mise en place d’un vote par correspondance.

Concernant l’information des membres de l’assemblée pour les sociétés cotées. Dans les sociétés cotées, les actionnaires doivent être informés dès que possible, par voie de communiqué dont la diffusion effective et intégrale est assurée par la société, de la décision de l’organe compétent ou de son délégataire de :

• tenir l’assemblée à huis clos ;
• calculer le quorum et la majorité en tenant compte des seuls membres participants à la visio ou à l’audioconférence.

Du nouveau (bis) ! Cette disposition est désormais aménagée :

• elle inclut désormais l’information des autres personnes ayant le droit d’assister à l’assemblée ;
• elle s’applique également en cas de recours au vote par correspondance ;
• elle doit être effectuée, dans tous les cas, au plus tard 3 jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée.

Concernant la modification des modalités de tenues de l’assemblée. Dans l’hypothèse où, après avoir d’abord décidé que l’assemblée se tiendrait hors la présence physique des personnes autorisées à y assister, l’organe compétent ou son délégataire décide finalement qu’elles peuvent y assister physiquement, il doit les en informer :

• par tout moyen 3 jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, pour les sociétés non cotées ;
• dès que possible et au plus tard 3 jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée par voie de communiqué dont la diffusion effective et intégrale est assurée par la société, pour les sociétés cotées.

A noter. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de renouveler les formalités de convocation, et les modifications décidées ne constitueront pas une irrégularité de convocation.

Entrée en vigueur. Ces dispositions s’appliquent à compter du 3 décembre aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues entre le 12 mars 2020 et le 30 septembre 2021.

Coronavirus (COVID-19): modification des règles de convocation pour les sociétés cotées

Une convocation. Depuis le 12 mars 2020, les sociétés dont les actions sont cotées et qui doivent normalement convoquer l’assemblée de leurs actionnaires par voie postale, ne sont plus tenues de le faire. Aucune convocation ne peut être annulée au motif qu’elle n’a pas pu être faite par voie postale en raison de circonstances extérieures à la société.

Une communication. Toute demande de communication de document ou d’information faite par un membre de l’assemblée à la société dont les actions sont cotées peut être traitée par message électronique, dès lors que le membre en question a précisé son adresse électronique dans sa demande.

Coronavirus (COVID-19): assouplissement des règles de délibérations pour toutes les sociétés commerciales

Une AG hors la présence de ses membres. Jusqu’au 2 décembre 2020, si l’assemblée générale (AG) devait se tenir dans un lieu visé par une interdiction de rassemblement collectif pour des motifs sanitaires, l’organe compétent pour la convoquer (en principe le gérant pour les SARL, le conseil d’administration, le directoire ou le conseil de surveillance pour les SA) pouvait décider de la tenue de l’assemblée sans la présence physique de ses membres ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.

Délégation du pouvoir de convoquer l’AG. L’organe compétent pour convoquer l’AG pouvait déléguer son pouvoir de convocation au représentant légal (par exemple le directeur général dans une société anonyme). Depuis le 12 avril 2020, cette délégation de pouvoir devait être établie par écrit, préciser la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire.

Une information par tout moyen. Dans ce cas, les membres de l’assemblée étaient prévenus, par tout moyen de la date et de l’heure de l’assemblée et des conditions d’exercice de leur participation, au moins trois jours ouvrés avant la date de l’assemblée.

Un renouvellement. Si les formalités de convocation avaient déjà été en tout ou partie accomplies avant la modification du lieu de l’assemblée (ou du mode de participation des membres), elles n’ont pas être renouvelées.

Par exception, au sein des sociétés dont les actions sont cotées, les actionnaires devaient être informés dès que possible par voie de communiqué réalisé par la société. Il en va de même pour les sociétés dont les titres autres que les actions sont également cotées.

Conférence téléphonique ou audiovisuelle. Si l’assemblée se tient sans la présence physique de ses membres, l’organe chargé de sa convocation peut décider de prendre en compte, pour le calcul du quorum ou de la majorité, les membres participant par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle, à condition que le moyen utilisé (téléphone ou visioconférence) :

• permette de les identifier ;
• transmette leur voix ;
• et permette la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Cas particulier des SA. Au sein des SA, il est possible que les statuts prévoient déjà que ses actionnaires puissent participer à une AG à l’aide de moyens de télétransmission. Ceux-ci ne peuvent, dans tous les cas, être utilisés qu’à la condition qu’ils respectent les mêmes conditions que celles nouvellement prévues (identification, transmission de la voix, et retransmission continue et simultanée des délibérations).

Pour toutes les décisions. Ces règles sont applicables quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée doit statuer.

Une consultation écrite… Jusqu’au 2 décembre 2020, les décisions des assemblées pouvaient être prises grâce à la consultation écrite de leurs membres, dans tous les cas dans lesquels la Loi ne l’a pas interdit (comme l’approbation des comptes annuels ou la décision d’émission des obligations au sein des SARL). Aucune clause des statuts ou du contrat d’émission ne peut s’y opposer. Là encore, cette règle s’applique quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée doit statuer. Il n’est pas nécessaire que les statuts la prévoient pour qu’elle puisse être mise en oeuvre.

… applicable aux assemblées des coopératives agricoles. Cette possibilité de consultation écrite des membres d’une assemblée vient d’être étendue aux sociétés coopératives agricoles ou aux unions de celles-ci, dans des conditions exactement similaires.

Vote par correspondance. Jusqu’au 2 décembre 2020, lorsque la loi ou les statuts ou le contrat d’émission permettaient aux membres de l’assemblée de voter par correspondance, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou le représentant légal délégué pour le faire pouvait décider que les membres adressent leurs instructions de vote par message électronique à l’adresse électronique mentionnée dans la convocation.

Représentation des membres de l’assemblée. Depuis le 12 mars 2020, s’il est permis aux membres de l’assemblée de se faire représenter lors de l’assemblée : les mandats sont adressés par les membres par message électronique à l’adresse électronique indiquée dans la convocation.

Concernant le procès-verbal (PV) d’AG. En outre, depuis le 12 mars 2020, le procès-verbal (PV) de l’assemblée générale doit mentionner si celle-ci s’est tenue et a délibéré :

• sans la présence physique des membres ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle, notamment dans le cas où l’assemblée devait initialement se tenir dans un lieu visé par une interdiction de rassemblement collectif pour des mesures sanitaire ; dans ce cas, le PV doit mentionner la nature de la mesure administrative d’interdiction de rassemblement applicable .
• par voie de consultation écrite.

Durée d’application de ces mesures exceptionnelles. L’ensemble de ces dispositions s’applique aux assemblées tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 30 septembre 2021.

Coronavirus (COVID-19) : focus sur les sociétés anonymes (SA)

Vote via des moyens électroniques de communication. Depuis le 12 mars 2020, au sein SA, l’organe compétent pour convoquer l’AG, ou le représentant légal délégué pour le faire, peut décider que les associés ou actionnaires votent via des moyens électroniques de télécommunication. Dans ce cas, la société doit aménager un site Internet exclusivement consacré à cette fin. Il n’est pas nécessaire qu’une clause des statuts le prévoit pour que cela soit possible.

A noter. Cette disposition s’applique aussi aux SARL, aux assemblées d’obligataires, de porteurs de titres participatifs et de porteurs de valeur mobilières donnant accès au capital qui sont soumises aux règles applicables aux assemblées d’actionnaires au sein des SA en matière de visioconférence, de moyens de télécommunication, de vote électronique et de vote par correspondance.

Règles de représentation des actionnaires. Si l’AG se tient se tient hors de la présence physique de ses membres ou par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle en raison d’une mesure administrative de restriction des rassemblements collectifs pour des raisons sanitaires, la représentation de l’actionnaire doit respecter certaines règles :

• le ou les mandat(s) de représentation, y compris ceux donnés par voie électronique, indiquant le mandataire, peuvent parvenir à la société jusqu’au 4ème jour précédant la date de l’AG
• le mandataire peut adresser ses instructions pour l’exercice du ou des mandats dont il dispose à la société par message électronique à l’adresse électronique indiquée, au plus tard le 4ème jour précédant la date de l’assemblée, en utilisant le formulaire de vote par correspondance.

Entrée en vigueur. Ces dispositions s’appliquent depuis le 12 avril 2020.

Changement de mode de participation. Depuis le 12 mars 2020, un actionnaire qui a déjà exprimé son vote à distance, envoyé un pouvoir ou demandé sa carte d’admission ou une attestation de participation à l’assemblée générale peut choisir un autre mode de participation, sous réserve que son instruction parvienne à la société :

• au maximum 3 jours avant la date de l’AG (sauf si les statuts prévoient un délai plus court) pour les formulaires de vote par correspondance ; toutefois, les formulaires électroniques de vote à distance peuvent être reçus par la société jusqu’à la veille de la réunion de l’assemblée générale, au plus tard à 15 heures, heure de Paris.
• jusqu’au 4ème jour avant la date de l’AG pour les mandats, y compris ceux donnés par voie électronique.

Dans ce cas, les instructions précédentes sont révoquées.

Et si les statuts ne le prévoient pas ? Il n’est pas nécessaire qu’une clause des statuts le prévoit pour que ces dispositions soient applicables.

Présidence de l’AG. Lorsqu’une AG se tient sans la présence physique de ses membres ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle du fait d’une mesure administrative de restriction de rassemblement du public, elle est présidée, depuis le 12 avril 2020, est présidée par la personne désignée à cet effet par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance parmi ses membres, ou en cas d’indisponibilité, parmi les mandataires sociaux, si elle ne peut l’être par le président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, ou en son absence.

A noter. Cette disposition s’applique aux SA, sociétés en commandite par actions (SCA), aux sociétés européennes, aux assemblées spéciales des porteurs de certificats d’investissement, ainsi qu’aux assemblées de porteurs d’actions à dividende prioritaire sans droit de vote.

Des scrutateurs. Pour les assemblées dont la convocation intervient après le 12 avril 2020, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée ou son délégataire désigne deux « scrutateurs » qui sont prioritairement choisis parmi les actionnaires.

Bon à savoir. Cette disposition s’applique, outre les sociétés listées plus haut, aux assemblées d’obligataires, aux assemblées de porteurs de titres participatifs, aux assemblées de porteurs de valeurs mobilières donnant accès au capital.

A noter. Le ministère de l’Economie a précisé que dans le cas d’une assemblée à huis clos, le dirigeant doit cependant s’assurer que les droits dont disposent les membres avant l’assemblée (comme par exemple poser des questions écrites, ou demander l’inscription de résolution à l’ordre du jour) sont respectés.

Durée d’application de ces mesures. L’ensemble de ces mesures sont applicables jusqu’au 30 novembre 2020.

Coronavirus(COVID-19): aménagement des règles de réunion des organes de direction

Une réunion non physique. Depuis le 12 mars 2020, les réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction (comme les conseils d’administration ou de surveillance par exemple) peuvent également se tenir hors de la présence physique de leurs membres. Ceux-ci sont réputés présents aux réunions s’ils y participent au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle qui permet de les identifier, de transmettre leur voix et d’assurer la retransmission continue et simultanée des délibérations.

Une consultation écrite. La consultation écrite des membres est également admise, dès lors que les conditions qui l’entoure assurent la collégialité des délibérations (délais de réponse suffisants, possibilité de formuler des observations ou des questions écrites avant de devoir se prononcer, etc.). Aucune clause des statuts ne peut y faire obstacle.

Coronavirus (COVID-19): les structures et AG concernées

Pour qui ? Les structures concernées par les modifications des règles de tenue des assemblées générales sont :

• les sociétés civiles et commerciales ;
• les masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers ;
• les groupements d’intérêt économique et les groupements européens d’intérêt économique ;
• les coopératives ;
• les mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles ;
• les sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle ;
• les instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale ;
• les caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel ;
• les fonds de dotation,
• les associations et les fondations.

De quelles assemblées générales est-il question ? Il s’agit de l’ensemble des assemblées générales des structures ci-dessus : assemblées générales ordinaire ou extraordinaire, annuelle ou non.

Coronavirus (COVID-19): l’arrêté des comptes pour les sociétés anonymes (SA)

Un principe. Au sein d’une SA, le directoire a en principe trois mois, à compter de la clôture de chaque exercice, pour arrêter les comptes annuels (ainsi que les comptes consolidés et le rapport de gestion s’il y a lieu), puis pour les communiquer au conseil de surveillance, afin que celui-ci puisse exercer son contrôle.

Une prorogation. Ce délai est allongé de trois mois, sauf pour les sociétés qui ont désigné un commissaire aux comptes lors que celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

Pour qui ? Ces dispositions sont applicables aux sociétés clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire, qui a été déclaré par la loi du 23 mars 2020.

Coronavirus(COVID-19) : l’arrêté des comptes en cas de liquidation de la société

Un principe. En principe, le liquidateur d’une société qui a été désigné par une décision de justice doit, dans les trois mois qui suivent la clôture de chaque exercice, établir les comptes annuels (en fonction de l’inventaire qu’il a dressé des divers éléments de l’actif et du passif existants à cette date), ainsi qu’un rapport écrit, qui rend compte des opérations de liquidation réalisées au cours de l’exercice écoulé.

Une prorogation. Ce délai est allongé de deux mois.

Pour qui ? Cette disposition est applicable aux sociétés clôturant leurs comptes entre le 31 décembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré la loi du 23 mars 2020.

Coronavirus (COVID-19): l’approbation des comptes

Un principe. Toutes les sociétés (civiles ou commerciales), ainsi que les entités dépourvues de « personnalité morale » (comme les sociétés en participation ou les sociétés créées de fait) sont tenues de respecter des délais pour procéder à l’approbation de leurs comptes et des documents joints.

Une prorogation. L’ensemble de ces délais d’approbation des comptes sont allongés de trois mois.

Pour qui ? Notez bien que cette disposition vise de très nombreuses structures : les sociétés civiles et commerciales, mais aussi les groupements d’intérêt économique, coopératives, mutuelles, unions de mutuelles et fédérations de mutuelles, sociétés d’assurance mutuelle et sociétés de groupe d’assurance mutuelle, instituts de prévoyance et sociétés de groupe assurantiel de protection sociale, caisses de crédit municipal et caisses de crédit agricole mutuel, fonds, associations, fondations, et les sociétés en participation.

Pour qui (bis) ? Ces dispositions sont applicables aux sociétés clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par la loi du 23 mars 2020. Elles ne sont cependant pas applicables aux sociétés qui ont désigné un commissaire aux comptes, si celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

Possibilité d’absence physique des associés. Là encore, l’assemblée d’approbation de comptes peut se faire sans la présence physique des associés, qui peuvent y participer et voter par conférence audiovisuelle ou téléphonique, ou par consultation écrite.

Coronavirus (COVID-19): l’établissement des documents prévisionnels

Un principe. Une société est tenue d’établir divers documents prévisionnels dès lors qu’à la clôture de son exercice social, elle a employé au moins 300 salariés ou a réalisé un chiffre d’affaires net d’au moins 18 millions d’€.

Une définition. Pour mémoire, les documents prévisionnels à produire sont : une situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible, un tableau des emplois et ressources (tableau de financement), un compte de résultat prévisionnel, et un plan de financement prévisionnel.

Quel délai ? Ces documents sont établis par le conseil d’administration, le directoire ou les gérants, ou encore le président ou les dirigeants désigné(s) pour cela dans les SAS, dans des délais suivants :

• le plan de financement et le compte de résultat prévisionnel de l’exercice en cours, le tableau de financement, ainsi que la situation de l’actif réalisable et du passif exigible doivent être établis dans un délai de 4 mois à compter de l’ouverture de l’exercice ;
• la situation de l’actif réalisable et disponible et du passif exigible du premier semestre de l’exercice, ainsi qu’une révision du compte de résultat prévisionnel établi 6 mois auparavant doivent être établis dans un délai de 4 mois qui suit la clôture du premier semestre de l’exercice.

Une prorogation. Ces délais sont allongés de deux mois.

Pour qui ? Ces dispositions s’appliquent aux documents relatifs aux comptes ou aux semestres clôturés entre le 30 novembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire, mis en place par la loi du 23 mars 2020.

Coronavirus (COVID-19) : prorogation de certains mandats de représentation des salariés

Principe de prorogation. Certains mandats de représentation des salariés, arrivés à terme entre le 12 mars et le 19 juin 2020 sans avoir été renouvelés ou remplacés, ou qui arrivent à échéance entre le 19 juin et le 31 juillet 2020 (sauf prorogation de ce délai, au plus tard le 30 novembre 2020) sont prorogés jusqu’à la date de leur renouvellement, ou de l’entrée en fonction des nouveaux membres nommés en remplacement, au plus tard le 30 septembre 2020.

A noter. Cette date butoir peut toutefois être repoussée par décret, au plus tard le 31 décembre 2020.

Quels mandats sont concernés ? Ces dispositions s’appliquent aux mandats suivants :

• mandats des représentants des salariés au sein des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction des sociétés, lorsqu’ils sont élus par les salariés ;
• mandats des représentants des salariés actionnaires au sein de ces mêmes organes.

Notez que pour les mandats de représentants des salariés actionnaires, les nouvelles dispositions entrent en vigueur à l’issue du mandat en cours au 18 juin 2020.

Bon à savoir. Attention, ces dispositions ne s’appliquent pas aux mandats qui ont fait l’objet d’adaptations particulières suite à l’épidémie de coronavirus.

Mais aussi. Lorsque le mandat est arrivé à échéance entre le 12 mars et le 19 juin 2020, les délibérations prises par l’organe auquel le titulaire du mandat appartient ne peuvent être annulées en raison du seul fait que celui-ci n’a pas été convoqué, ou n’a pas pris part aux délibérations intervenues entre la date d’échéance de son mandat et le 19 juin 2020.

Focus sur les SA : rappel. Pour rappel, la loi relative à la croissance et la transformation des entreprises (dite loi « PACTE ») de mai 2019 a renforcé, au sein des conseils d’administration ou de surveillance de certaines sociétés anonymes, la présence des salariés ainsi que des salariés actionnaires.

Une nouveauté. Il est désormais prévu que les modifications des statuts de la société qui sont nécessaires à l’élection ou à la désignation des administrateurs et membres du conseil de surveillance représentant les salariés ou les salariés actionnaires doivent être proposées lors de l’assemblée générale (AG) ordinaire organisée en 2020.

Date d’entrée en fonction. L’entrée en fonction de ces représentants intervient au plus tard :

• à la date la plus tardive entre l’expiration d’un délai de 6 mois après l’AG portant les modifications statutaires nécessaires à leur désignation et le 30 septembre 2020, pour les administrateurs et membres du conseil de surveillance représentant les salariés qui sont élus par eux, ainsi que pour les administrateurs et membres du conseil de surveillance représentant les salariés actionnaires ; notez que la date du 30 septembre 2020 peut être repoussée par décret, au plus tard le 31 décembre 2020 ;
• 6 mois après l’AG portant les modifications des statuts nécessaires à leur désignation, pour les autres administrateurs et membres du conseil de surveillance représentant les salariés.

Entrée en vigueur. L’ensemble de ces dispositions entre en vigueur le 19 juin 2020.

Coronavirus (COVID-19): le cas des organismes de droit privé bénéficiaires d’une subvention publique

Un compte-rendu. Les organismes de droit privé qui bénéficient d’une subvention publique doivent produire un compte-rendu financier qui atteste que les dépenses effectuées l’ont été conformément à l’objet de la subvention. Ce compte-rendu doit être déposé auprès de l’autorité administrative ou de l’organisme chargé de la gestion d’un service public industriel et commercial qui a versé la subvention dans les 6 mois qui suivent la fin de l’exercice pour lequel elle a été attribuée.

Une prorogation. Ce délai est allongé de trois mois.

Pour qui ? Cette disposition est applicable aux sociétés clôturant leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire mis en place par la loi du 23 mars 2020.

Coronavirus (COVID-19) : un échange facilité avec les impôts

Pour mémoire.

Pour rappel, les entreprises et les sociétés sont tenues de déposer auprès des impôts certains actes les concernant, en vue de leur enregistrement.

Par exemple. Il s’agit par exemple des actes constatant l’augmentation, l’amortissement ou la réduction de leur capital, ou encore ceux relatifs à leur dissolution.

Normalement. En principe, les actes soumis à l’enregistrement doivent présentés matériellement aux impôts, afin que la formalité de l’enregistrement soit réalisée sur les documents originaux.

Assouplissement en raison de la crise sanitaire. En raison du contexte de crise actuel, l’administration fiscale a assoupli, le 11 mai 2020, les modalités de transmission de ces actes. Désormais, les entreprises peuvent transmettre aux impôts les actes soumis à l’enregistrement par voie dématérialisée, c’est-à-dire par courriel.

En pratique. Les impôts exécutent la formalité de l’enregistrement sur le document transmis par mail, puis retourne la première page de la copie de l’acte par la même voie, avec la mention d’enregistrement, à l’entreprise concernée. L’entreprise n’a pas à adresser ultérieurement l’acte sous son format original aux fins de régularisation.

Règlement des droits d’enregistrement dus. Les droits d’enregistrement éventuellement dus sont réglés par virement.

Jusqu’à quand ? Cette mesure d’assouplissement s’applique jusqu’au 10 juillet 2020.

Attention. Notez que cette tolérance ne s’applique pas aux actes devant faire l’objet d’une formalité unique (dite « fusionnée ») auprès des services d’enregistrement et de publicité foncière.