Coronavirus (COVID-19) : faire face à un surcroît d’activité

Coronavirus (COVID-19) : l’état d’urgence sanitaire est prolongé

Du nouveau. L’état d’urgence sanitaire, arrivé à terme le 16 février 2021, est finalement prorogé jusqu’au 1er juin 2021 inclus.

Concernant les dispositions relatives à l’état d’urgence sanitaire. Les dispositions relatives à l’état d’urgence sanitaire (notamment les mesures ayant pour objet la mise en quarantaine, les mesures de placement et de maintien en isolement des personnes infectées par le virus), initialement applicables jusqu’au 1er avril 2021, le sont désormais jusqu’au 31 décembre 2021.

Concernant l’Outre-mer. En toute logique, les dispositions relatives à la lutte contre les épidémies applicables dans les îles Wallis et Futuna, en Nouvelle-Calédonie et en Polynésie française sont applicables jusqu’au 31 décembre 2021 (contre le 1er avril 2021 précédemment).

Surcroît d’activité : recruter ?

2 options. Pour faire face à cette situation, l’entreprise peut (ou doit ?) embaucher. Vous disposez ici d’un choix entre deux modes principaux de gestion : soit vous concluez un contrat à durée déterminée, soit vous faites appel à une agence d’intérim. Examinons ces deux modes de recrutement.

1ère option : conclure un contrat à durée déterminée. La première solution consiste à embaucher un salarié en contrat à durée déterminée, contrat (écrit) qui devra contenir, comme tout CDD, un certain nombre de clauses obligatoires, et notamment le motif du recours au CDD (en l’occurrence, un accroissement temporaire d’activité).

Pour ce qui est de la durée… La durée du CDD pour accroissement d’activité, obligatoirement à terme précis, est en principe limitée à 18 mois. Cette durée est portée à 24 mois en cas de commande exceptionnelle à l’exportation (dans ce cas, le contrat ne peut être inférieur à 6 mois) et elle est limitée à 9 mois lorsque le contrat a pour objet la réalisation de travaux urgents nécessités par des mesures de sécurité et à 3 mois dans l’hypothèse où l’entreprise a procédé, dans les 6 mois précédents, à un licenciement économique.

2ème option : recourir à l’intérim. L’autre option consiste à faire appel à une société d’intérim : si cette formule peut engendrer un coût supplémentaire, lié notamment à la rémunération de la société d’intérim, elle présente quelques avantages, telle que la souplesse de gestion en collaboration avec l’agence d’intérim que vous aurez choisie.

Attention. Quel que soit votre choix, veillez à ce que l’agence choisie dispose d’une garantie financière suffisante et soit à jour du versement des cotisations sociales (demandez à l’agence une attestation des organismes de sécurité sociale précisant sa situation au regard du recouvrement des cotisations qui leur sont dues). N’oubliez pas qu’en cas de défaillance de l’agence d’intérim, l’entreprise est substituée à cette dernière pour le paiement des sommes restant dues aux salariés et aux organismes de sécurité sociale (pour la durée de la mission accomplie dans l’entreprise).

Comment choisir ? En cas d’accroissement d’activité, le recours au CDD ou le recours à l’intérim constituent les 2 outils privilégiés par les employeurs. Si le choix de l’une ou l’autre formule dépendra évidemment des cas d’espèces, il est possible de dégager quelques critères qui pourront orienter votre réflexion.

La question du coût… L’une des pistes de réflexion concernera le coût de la solution choisie. S’il est difficile de comparer avec précision le coût d’un CDD par rapport à l’intérim, ayez à l’esprit les éléments de comparaison suivants : comparer le coût de facturation de l’agence d’intérim pour service rendu par rapport aux coûts directs et indirects de recrutement d’un salarié en CDD (coût de la visite médicale, coûts de gestion de la paye, etc.), budgétez le coût de l’indemnité de précarité d’emploi (fixée à 10 % éventuellement amenée à 6 % si la convention ou un accord collectif de branche étendu applicable à l’entreprise, ou un accord d’entreprise ou d’établissement, le prévoit tout en organisant un accès privilégié à la formation professionnelle des salariés en CDD), de l’indemnité de fin de mission dans le cadre de l’intérim, etc.

Report des visites médicales de travail. Dans le cadre de la crise sanitaire et afin de désengorger les services de santé au travail, certaines visites médicales du travail peuvent éventuellement être reportées, pendant un an au plus, sous certaines conditions :

• le maintien de cette visite ne doit pas être considéré comme indispensable par le médecin du travail, compte tenu de l’état de santé du salarié ou des caractéristiques de son poste de travail ;
• le report de cette visite ne doit pas faire obstacle à l’embauche ou à la reprise du travail.

Quelles visites ? Ce report ne concerne pas l’ensemble des visites médicales. Ainsi, les visites pouvant être reportées sont les suivantes :

• la visite d’information et de prévention initiale, sauf celles concernant :

• ○ les travailleurs handicapés,
• ○ les travailleurs de moins de 18 ans,
• ○ les travailleurs qui déclarent être titulaires d’une pension d’invalidité,
• ○ les femmes enceintes, venant d’accoucher ou allaitantes,
• ○ les travailleurs de nuit,
• ○ les travailleurs exposés à des champs électromagnétiques, affectés à des postes pour lesquels les valeurs limites d’exposition sont dépassées ;

• le renouvellement de la visite d’information et de prévention (prévu au moins tous les 5 ans) ;
• le renouvellement de l’examen d’aptitude et la visite intermédiaire, prévus pour les salariés affectés à des postes à risque, à l’exception de ceux qui sont exposés à des rayons ionisants en catégorie A (exposant à la réception sur 12 mois consécutifs, une dose efficace supérieure à 6 millisieverts ou une dose équivalente supérieure à 150 millisieverts pour la peau et les extrémités).

Suivi individuel renforcé. Au contraire, doivent être maintenus les examens médicaux nécessaires dans le cadre d’un suivi individuel renforcé qui concerne les salariés exposés :

• à l’amiante,
• au plomb,
• aux agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction,
• aux agents biologiques des groupes 3 et 4,
• aux rayonnements ionisants,
• au risque hyperbare,
• au risque de chute de hauteur lors des opérations de montage et de démontage d’échafaudage.

Jusqu’à quand ? Sont concernées par cette possibilité de report les visites médicales arrivant à échéances jusqu’au 30 septembre 2021 (au lieu du 2 août 2021). Ainsi, les visites et examens médicaux pourront être reportés jusqu’au 30 septembre 2022 au maximum.

Précisions. Ce mécanisme de report s’applique également, dans des conditions identiques, aux visites médicales reportées lors du premier confinement, c’est-à-dire l’ensemble des visites qui devaient avoir lieu entre le 12 mars 2020 et le 31 aout 2020, et qui n’ont pas pu être réalisées avant le 4 décembre 2020.

Durée, renouvellements, carence : principe. En principe, la durée maximale du CDD, le nombre de renouvellements ainsi que le délai de carence applicable entre 2 CDD successifs sur le même poste (à l’expiration du CDD d’un précédent salarié) sont déterminés par une convention collective ou un accord de branche étendu(e). Faute de convention ou d’accord de branche étendu(e), la Loi fixe ces modalités. Et le même principe s’applique à l’intérim.

Durée, renouvellements, carence : exception. Toutefois, pour faire face aux conséquences économiques, financières et sociales de l’épidémie de covid-19, jusqu’au 30 septembre 2021, il est possible de prévoir, par accord collectif d’entreprise (qui prévaudra sur l’accord de branche) :

• le nombre maximal de renouvellements possibles d’un CDD ou d’un contrat de mission, étant entendu que ces contrats ne doivent pas avoir pour objet ou pour effet de pourvoir durablement un emploi lié à l’activité normale et permanente de l’entreprise ; toutefois, ces stipulations ne seraient pas applicables au CDD visant à l’insertion professionnelle de certaines catégories de personnes sans emploi, ou à celui conclu lorsque l’employeur s’engage à assurer un complément de formation professionnelle au salarié embauché ;
• les modalités de calcul du délai de carence applicable et les cas dans lesquels il ne serait pas applicable ;
• s’agissant spécifiquement du recours à l’intérim, d’autoriser le recours à des salariés dans des cas non prévus par la Loi.

Dispositif temporaire. Cet accord d’entreprise s’appliquera aux contrats de travail conclus jusqu’au 31 décembre 2020 ou jusqu’à une date, fixée par l’accord, qui ne peut excéder le 30 septembre 2021.

Entreprises inclusives : contrats courts. Par ailleurs, ne peuvent, en principe, pas excéder 24 mois, renouvellement(s) inclus :

• les CDD conclus avec des associations intermédiaires, des entreprises d’insertion ou des ateliers et chantiers d’insertion ;
• les contrats de mission des entreprises de travail temporaire d’insertion ;
• les contrats uniques d’insertion (pour rappel, depuis le 1er janvier 2018, il n’est plus possible de recourir au CUI, sauf dans les départements d’Outre-mer ou dans le cadre des conventions annuelles d’objectifs et de moyens des conseils départementaux).

Entreprises inclusives : une durée maximale allongée. A compter du 12 mars 2020 et jusqu’à l’expiration d’un délai de 6 mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire, ces contrats peuvent être conclus ou renouvelés pour une durée totale de 36 mois.

Entreprises inclusives : entreprises adaptées. Cette prolongation jusqu’à 36 mois est également applicable aux entreprises adaptées. Pour autant, la durée du renouvellement ne devra pas excéder le terme de l’expérimentation relative à l’accompagnement des transitions professionnelles (vers les autres entreprises et donc « tout public »), soit le 31 décembre 2022.

Surcroît d’activité : recourir au prêt de main d’œuvre

Qu’est-ce que c’est ? Au préalable, rappelons que le prêt de main-d’œuvre consiste, pour une entité prêteuse, à mettre temporairement une partie de son personnel à la disposition d’une entité utilisatrice rencontrant un besoin ponctuel en personnel, ou encore, lorsque l’entité prêteuse subit une forte baisse d’activité.

Intérêt. Cette opération peut donc véritablement constituer une alternative efficace à l’activité partielle. Dans le contexte lié à l’épidémie de covid-19, cette faculté doit permettre de maintenir les activités essentielles à la vie de la Nation.

Attention ! Mais rappelons également que le prêt de main d’œuvre à but lucratif est, par principe, interdit. Seul le prêt de main-d’œuvre à but non lucratif est donc licite. Cela signifie que les entités qui y ont recours ne doivent tirer aucun profit de la seule mise à disposition de personnel. En cela, l’entreprise utilisatrice devra payer les charges afférant au salarié mis à sa disposition.

A noter. Jusqu’au 31 décembre 2021, lorsque l’intérêt de l’entreprise utilisatrice le justifie eu égard aux difficultés économiques liées à la propagation du covid-19 et qu’elle relève de secteurs d’activités particulièrement nécessaires à la sécurité de la Nation et à la continuité de la vie économique et sociale, les opérations de prêt de main-d’œuvre n’auront pas de but lucratif, même si le montant facturé par l’entreprise prêteuse à l’entreprise utilisatrice est inférieur aux salaires effectivement versés au salarié, aux charges sociales afférentes et aux frais professionnels remboursés à l’intéressé au titre de sa mise à disposition temporaire, ou est égal à 0.

Activité partielle. Du 1er janvier au 30 septembre 2021, une nouvelle dérogation est permise dans la situation où l’entreprise prêteuse a recourt à l’activité partielle.

Quels secteurs ? La liste des secteurs d’activités particulièrement nécessaires à la sécurité de la Nation et à la continuité de la vie économique et sociale a été définie par Décret. Vous pouvez la consulter ici.

Comment faire ? Cette opération suppose l’accord du salarié et des 2 entreprises. Le salarié conservera son contrat de travail et l’intégralité de son salaire, versé par son employeur (celui-ci se fera rembourser par l’entreprise utilisatrice). Le Ministère du travail propose des modèles : de contrat de mise à disposition et d’avenant au contrat de travail du salarié.

Convention de mise à disposition et avenant. Jusqu’au 30 juin 2021, la convention peut porter sur la mise à disposition de plusieurs salariés et l’avenant peut ne pas comporter les horaires d’exécution du travail. Il précise dans ce cas le volume hebdomadaire des heures de travail durant lesquelles le salarié est mis à disposition. Les horaires de travail sont fixés par l’entreprise utilisatrice avec l’accord du salarié.

Consultation des CSE : le principe. Par principe, le CSE de l’entreprise prêteuse et celui de l’entreprise utilisatrice sont informés et consultés avant la mise en œuvre du prêt de main d’œuvre, pour l’entreprise prêteuse, ou avant l’accueil des salariés prêtés, pour l’entreprise utilisatrice.

Consultation des CSE : l’exception. Jusqu’au 31 décembre 2020, cette consultation, portant sur les différentes conventions signées, pourra être effectuée dans le délai maximal d’un mois à compter de la signature de la convention de mise à disposition.

Surcroît d’activité : augmenter le temps de travail ?

Des secteurs limitativement concernés. Des dispositions spécifiques concernent les entreprises relevant de secteurs d’activités particulièrement nécessaires à la sécurité de la Nation et à la continuité de la vie économique et sociale, qui seront déterminés par Décret. A titre d’exemple, le Gouvernement a déjà cité parmi eux les secteurs de l’agriculture, de l’agroalimentaire, de l’énergie, de la fabrication des masques.

Durée quotidienne maximale de travail. Dans ces secteurs, la durée quotidienne maximale de travail pourra être portée jusqu’à 12 heures. Pour un travailleur de nuit, cette durée quotidienne maximale de travail peut également être portée jusqu’à 12 heures, sous réserve de l’attribution d’un repos compensateur égal au dépassement de la durée légale le concernant (en principe de 8 heures).

Durée hebdomadaire maximale. Quant à la durée hebdomadaire maximale, elle pourra être portée jusqu’à 60 heures.

Aménagement de la durée de travail sur une période supérieure à la semaine. La durée hebdomadaire de travail calculée sur une période de 12 semaines consécutives (ou sur une période de 12 mois pour les exploitations, entreprises, établissements et employeurs ayant une activité de production agricole) peut être portée jusqu’à 48 heures. La durée hebdomadaire de travail du travailleur de nuit calculée sur une période de 12 semaines consécutives peut, quant à elle, être portée jusqu’à 44 heures.

Durée du repos quotidien. La durée du repos quotidien peut être réduite jusqu’à 9 heures consécutives, sous réserve de l’attribution d’un repos compensateur égal à la durée du repos dont le salarié n’a pu bénéficier.

Des précisions attendues. Un Décret doit encore préciser, pour chacun des secteurs d’activité visés, les catégories de dérogations admises et la durée maximale de travail ou la durée minimale de repos qui pourra être fixée par l’employeur.

Une information à communiquer. L’employeur qui voudra user d’au moins une de ces dérogations devra en informer sans délai et par tout moyen le comité social et économique (CSE) ainsi que le directeur régional des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (directeur de la Direccte).

Travail le dimanche. Dans les entreprises relevant de secteurs d’activités particulièrement nécessaires à la sécurité de la Nation et à la continuité de la vie économique et sociale, qui seront déterminés par Décret, il sera possible de déroger au repos dominical en attribuant le repos hebdomadaire par roulement.

Cas de « Contact Covid ». Les personnes morales impliquées dans la recherche de personnes contact via « Contact Covid » (laboratoires, cliniques, CPAM, AES, par exemple) peuvent déroger à la règle du repos dominical et, de ce fait, attribuer le repos hebdomadaire aux salariés par roulement.

Des dérogations limitées. Toutes ces dérogations sont permises jusqu’au 31 décembre 2020.

Reconduction. Du 1er janvier 2021 et jusqu’au 1er avril 2021, les services des établissements participant à la mise en œuvre des traitements de données à caractère personnel, se verront attribuer un repos hebdomadaire par roulement pour l’exercice de leur mission dans le cadre de la lutte contre la propagation de l’épidémie.

Personnes concernées. Cette dérogation s’applique aux personnes suivantes :

• agents spécialement habilités des organismes nationaux et locaux d’assurance maladie, de la caisse nationale militaire de sécurité sociale et des autres organismes d’assurance maladie, ainsi que leurs sous-traitants et les personnes mises à disposition de ces mêmes organismes, notamment par une entreprise de travail temporaire, spécialement habilitées par les organismes utilisateurs ;
• agents spécialement habilités des agences régionales de santé (ARS) ainsi que de leurs sous-traitants ;
• agents, spécialement habilités par le responsable de chaque organisme ou établissement concerné, de l’Agence nationale de santé publique, des organismes nationaux et locaux d’assurance maladie, de la caisse nationale militaire de sécurité sociale et du service de santé des armées, pour les catégories de données nécessaires à la réalisation des investigations concernant les personnes évaluées comme contacts à risque de contamination, au suivi et à l’accompagnement des personnes et à la réalisation des enquêtes sanitaires.

Finalité. Sont concernés par cette dérogation les services des établissements qui traitent des données à caractère personnel avec les finalités suivantes :

• l’identification des personnes infectées, par la prescription et la réalisation d’examens de dépistage virologique ou sérologique ou d’examens d’imagerie médicale pertinents ainsi que par la collecte de leurs résultats, y compris non positifs, ou par la transmission des éléments probants de diagnostic clinique susceptibles de caractériser l’infection. Ces informations sont renseignées par un professionnel de santé habilité à la réalisation des examens de dépistage virologique ou sérologique ou sous la responsabilité de ce professionnel, dans le respect de leur devoir d’information à l’égard des patients ;
• l’identification des personnes présentant un risque d’infection, par la collecte des informations relatives aux contacts des personnes infectées et, le cas échéant, par la réalisation d’enquêtes sanitaires, en présence notamment de cas groupés ;
• l’orientation des personnes infectées, et des personnes susceptibles de l’être, en fonction de leur situation, vers des prescriptions médicales d’isolement prophylactiques, ainsi que l’accompagnement de ces personnes pendant et après la fin de ces mesures ;
• la surveillance épidémiologique aux niveaux national et local, ainsi que la recherche sur le virus et les moyens de lutter contre sa propagation, sous réserve, en cas de collecte d’informations, de supprimer les nom et prénoms des personnes, leur numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques, leur adresse et leurs coordonnées de contact téléphonique et électronique ;
• l’accompagnement social des personnes infectées et des personnes susceptibles de l’être pendant et après la fin des prescriptions médicales d’isolement prophylactiques, sous réserve du recueil préalable du consentement des intéressés au partage de leurs données à caractère personnel dans ce cadre.

Consultation du CSE. L’employeur peut informer le CSE concomitamment à la mise en œuvre de ces mesures. L’avis du CSE pourra être rendu dans un délai d’un mois à compter de cette information.

Travail le dimanche pour les commerces ? Le gouvernement envisage à compter de la réouverture des commerces le mercredi 19 mai 2021, d’autoriser les commerçants à ouvrir le dimanche ces prochaines semaines, afin :

• de leur permettre de rattraper leur baisse du chiffre d’affaires (CA) subie en raison des fermetures administratives ;
• d’étaler le flux de client sur l’ensemble de la semaine pour limiter au maximum la circulation du virus.

Dérogation préfectorale. Cette autorisation, prendra la forme d’une dérogation exceptionnelle délivrée par le préfet, à l’issue d’une concertation locale avec les acteurs économiques et les partenaires sociaux.

Précisions. Le cas échéant, ces dérogations n’auront pas vocation à remplacer celles déjà existantes, notamment celle des 12 dimanches par an accordée aux municipalités.

Sur la base du volontariat… Le gouvernement insiste sur le fait que l’ensemble des garanties accordées aux salariés dans le cadre du travail dominical doivent néanmoins être respectées (volontariat, contreparties, etc.). Il rappelle enfin que le refus d’un salarié de travailler le dimanche ne peut faire l’objet d’aucune mesure discriminatoire ou encore constituer une faute ou un motif de licenciement.

Surcroît d’activité : le sort des heures supplémentaires et complémentaires

Une exonération d’impôt et cotisations sociales. Depuis le 1er janvier 2019, les heures supplémentaires et complémentaires, de même que, pour les salariés placés en forfait jours, les jours travaillés au-delà des 218 jours par an (avec renonciation aux jours de repos), bénéficient :

• d’une exonération d’impôt sur le revenu dans la limite annuelle de 5 000 €,
• et d’une exonération de cotisations sociales salariales.

Un plafond revu à la hausse. Dans le cadre de la crise sanitaire actuelle, les rémunérations, majorations et éléments de rémunérations versés à raison des heures supplémentaires et complémentaires réalisées entre le 16 mars 2020 et le dernier jour de l’état d’urgence sanitaire bénéficient d’une exonération d’impôt sur le revenu dans la limite annuelle de 7 500 € si le plafond de 5 000 € est dépassé.

Attention. Concernant les heures travaillées hors de la période de l’état d’urgence sanitaire, la limite annuelle d’exonération reste fixée à 5 000 €.

Une exonération de cotisations sociales maintenue. Enfin, notez que l’exonération de cotisations sociales salariales est maintenue pour les heures supplémentaires et complémentaires réalisées entre le 16 mars 2020 et le dernier jour de l’état d’urgence sanitaire.

Etablissements de santé. Notez que de manière exceptionnelle et pour la période située entre le 1er octobre et le 31 décembre 2020, les heures supplémentaires réalisées pendant l’épidémie du virus covid-19 par les personnels des établissements publics de santé et établissements publics locaux accueillant des personnes âgées et handicapées relevant de la fonction publique hospitalière sont majorées de 50 %.