Coronavirus (COVID-19) : mettre en place le télétravail

Pourquoi recourir au télétravail ?

Une organisation de travail. Le télétravail est une organisation du travail qui permet à votre salarié de travailler hors des locaux de votre entreprise de façon volontaire, alors qu’il aurait pu exécuter ses tâches dans vos locaux.

Réduire les « contacts étroits ». La transmission du virus se fait par « contact étroit » (moins d’un mètre) avec une personne contaminée. La mise en place du télétravail permet de réduire le nombre de contacts physiques des salariés, entre eux ou avec des tiers, et donc de lutter contre l’épidémie.

Eviter les arrêts de travail. Le télétravail est une mesure alternative aux absences liées aux mesures de lutte contre l’épidémie de covid-19 : les parents d’un enfant de moins de 16 ans dont l’établissement scolaire ou d’accueil est fermé peuvent bénéficier d’un arrêt de travail indemnisé. Du moins, si le télétravail ne peut pas être mis en œuvre. Mais cela permet également aux salariés à risque de développer une forme grave du covid-19 d’éviter un arrêt maladie.

A noter. Pour les salariés à risque ou vivant avec une personne à risque de développer une forme grave de covid-19, lorsque le télétravail n’est pas possible, il conviendra de prendre des mesures de protection renforcée pour permettre le travail présentiel. Par ailleurs, certains salariés eux-mêmes à risque peuvent consulter leur médecin afin d’obtenir un certificat d’isolement.

Une mesure à privilégier ? La mise en place du télétravail a été demandée par le Président de la République, à l’occasion du 1er confinement, à chaque fois que cela est possible, pendant toute la période du confinement. Un retour en présentiel a été rendu possible par la suite. Mais, dès le mois d’octobre 2020, le Ministre du Travail a demandé d’intensifier le télétravail et de déterminer, dans le cadre du dialogue social un nombre minimal de jours de télétravail par semaine pour les postes qui le permettent.

Une mesure obligatoire ? Pour ce 2e confinement, le Ministère du Travail indique que la mise en place du télétravail est obligatoire à 100 % pour les salariés qui peuvent effectuer l’ensemble de leurs tâches à distance. Il précise qu’un employeur qui refuserait de mettre en place le télétravail, alors que son activité s’y prête, pourrait voir sa responsabilité engagée par un salarié au titre d’un manquement à son obligation de sécurité. Il nuance toutefois son propos en rappelant que le juge, saisi d’un tel contentieux, appréciera le manquement au regard des conditions d’exercice du travail et des mesures de prévention mises en place dans l’entreprise.

Une dérogation permise ? Depuis le 7 janvier 2021, cependant, un retour en présentiel est possible un jour par semaine au maximum et uniquement lorsque le salarié en exprime le besoin, avec l’accord de son employeur.

Stagiaires. Les stagiaires sont concernés par le télétravail. Si l’organisme d’accueil reste ouvert, une concertation doit avoir lieu entre le stagiaire étudiant, l’organisme d’accueil et l’établissement d’enseignement concernant les conditions de poursuite du stage (stage à distance ou report). Dans tous les cas, un avenant à la convention sera nécessaire. Concernant la gratification :

• si le stage se poursuit, même à distance, la gratification est due.
• si l’organisme d’accueil cesse son activité, la gratification est interrompue. Des courriels ou tout autre moyen de communication doivent être encouragés pour acter cela. Certains établissements peuvent mettre en place des aides individualisées.

Apprentis. Les apprentis ayant les mêmes conditions de travail que les autres salariés, le télétravail les concerne également.

Fin du 100 % télétravail ? Pour rappel, il n’est plus question du « 100 % télétravail » depuis le 9 juin 2021. A cette date, les employeurs étaient alors tenus de fixer, en concertation, le cas échéant avec les représentants du personnel, un nombre minimal de jour de télétravail par semaine pour les activités qui le permettent.

Fin du télétravail obligatoire ? A compter du 1er septembre 2021, bien que les employeurs aient toujours la possibilité de proposer des jours de télétravail aux salariés, ce n’est plus une obligation. En effet, les employeurs ne sont ne désormais plus obligé de proposer un nombre de jour minimal de télétravail à leurs salariés.

Décembre 2021. Le gouvernement incite les employeurs à instaurer 2 à 3 jours de télétravail par semaine lorsque c’est possible.

Comment mettre en place le télétravail ?

Votre initiative. S’agissant d’une circonstance exceptionnelle résultant d’un risque épidémique, l’employeur peut imposer le télétravail à ses salariés, sans qu’il soit nécessaire d’obtenir leur accord. Le Gouvernement va même plus loin en enjoignant, à toutes les entreprises qui le peuvent, de le mettre en place. Il rappelle qu’il est possible de s’appuyer sur son service de santé au travail.

Consultez vos représentants du personnel ! Cette obligation pèse sur les seules entreprises d’au moins 50 salariés, qui ont l’obligation de consulter, au préalable et avant toute modification importante de l’organisation du travail.

Le salarié peut le demander… et vous pouvez le lui refuser, à condition de motiver votre refus, dès lors que les conditions de reprise d’activité sont conformes aux consignes sanitaires sur le lieu de travail. L’employeur doit, dans ce cas, démontrer que la présence sur le lieu de travail est indispensable au fonctionnement de l’activité.

Attention ! Le Ministre du travail a donc invité les partenaires sociaux à rappeler ces règles aux entreprises de leur secteur, tout en précisant que des contrôles seraient menés. Une instruction ministérielle diffusée aux Direccte doit, en effet, organiser le renforcement et le suivi des opérations de contrôle mené fin 2020.

Un guide spécial. Le Ministère du travail a publié un guide relatif à la mise en place du télétravail pour les personnes en situation de handicap.

=> Pour consulter le guide, cliquez ici.

Un risque à intégrer dans le document unique. Les risques psycho-sociaux liés au télétravail (isolement, burn-out) doivent être pris en compte dans le document unique d’évaluation des risques professionnels.

Lutter contre l’isolement. Le Ministère du Travail a mis en place un numéro vert (gratuit) pour l’écoute, le soutien et le conseil des télétravailleurs des TPE et PME, qui ne disposent pas de ressources pour l’accompagnement psychologique de leurs salariés : 0 800 13 00 00. Ce numéro est un service téléphonique anonyme, gratuit et ouvert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, qui mobilise des psychologues à l’écoute des télétravailleurs.

Une information de l’employeur. Dans le cadre de son obligation de sécurité, l’employeur est invité à communiquer sur ce numéro.

Prévention de la souffrance des salariés isolés. Dans le cadre de son obligation de sécurité, l’employeur doit prendre des mesures de préventions adaptées, comme par exemple le maintien du lien entre les membres de l’équipe, en facilitant l’utilisation des visioconférences et des échanges téléphoniques de manière formelle (réunions…) comme informelle.

Retour à l’entreprise. Si ces mesures ne suffisent pas à préserver la santé du salarié, l’employeur peut autoriser le salarié à se rendre sur son lieu de travail, le cas échéant seulement certains jours. Si besoin, cette autorisation se fera en lien avec le médecin du travail. L’employeur devra alors s’assurer de la mise en œuvre des mesures prévues dans le protocole sanitaire national pour assurer la santé et la sécurité des salariés de retour dans l’entreprise.

Quelles conséquences à la mise en place du télétravail ?

Le point sur le contrôle du salarié… La première question qui vient à l’esprit lorsqu’on évoque le télétravail concerne le contrôle du travail et de son exécution par le salarié. Vous êtes en droit de contrôler et d’évaluer le travail du télétravailleur. Néanmoins, rappelons que si un dispositif particulier de surveillance du salarié est utilisé, sa mise en place répond à des modalités d’information et consultation préalables obligatoires (consultation des représentants du personnel, le cas échéant). Dans tous les cas, le salarié doit être informé de cette mise en place.

… et de son temps de travail. Vous pouvez mettre en place un système autodéclaratif par lequel le salarié vous indiquerait, de manière hebdomadaire par exemple, ses horaires de travail. Cela vous permettra de vous assurer que les règles en matière de durées maximales de travail et de durées minimales de repos sont respectées.

Un salarié comme les autres ? Si le télétravailleur est un salarié comme les autres dans votre entreprise, et à ce titre bénéficie des mêmes avantages que vos autres collaborateurs (droits collectifs et individuels), il bénéficie néanmoins, d’un statut spécifique, compte tenu de la particularité de son organisation du travail.

Des titres-restaurant ?L’Urssaf considérait que les télétravailleurs doivent bénéficier de titres-restaurant dès lors que leurs conditions de travail sont équivalentes à celles des salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise c’est-à-dire que leur journée est organisée en 2 vacations entrecoupées d’une pause repas. L’Urssaf, précise, par ailleurs que c’est la commission nationale des titres-restaurants (CNTR) qui fixe les conditions d’attribution des titres restaurants, qui prévoit qu’ils profitent aux salariés en télétravail.

Télétravail et titres restaurant : 1ers éléments jurisprudentiels. Considérant que la situation des télétravailleurs et celle des salariés travaillant sur site et n’ayant pas accès à un restaurant d’entreprise, auxquels sont remis des titres restaurant ne sont pas comparables, le Tribunal Judiciaire de Nanterre a jugé qu’une entreprise pouvait cesser d’attribuer des titres-restaurant à ses salariés en situation de télétravail.

Télétravail et titres-restaurant : suite… Dans une affaire analogue, le Tribunal Judiciaire de Paris a jugé que les salariés en situation de télétravail doivent bénéficier des titres-restaurant pour chaque jour travaillé au cours duquel le repas est compris dans leur horaire de travail journalier dès lors que les conditions d’exercice de leurs fonctions sont similaires à celles des salariés présents sur site.

Télétravail et titres-restaurant : suite… et fin. L’administration sociale, dans une mise à jour du Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS) en date du 25 juin 2021 est venu mettre un terme à ce débat. Désormais, les salariés en situations de télétravail doivent impérativement bénéficier de titres-restaurant dans le cas où leurs conditions de travail sont équivalentes à celles des autres salariés de l’entreprise travaillant sur site et ne disposant pas d’un restaurant d’entreprise.

Télétravail et titres-restaurant : pour tous ! Lorsque les salariés de l’entreprise bénéficient de titres-restaurant, il doit en être de même pour l’ensemble des télétravailleurs, qu’ils travaillent à domicile, de façon nomade ou en bureau satellite.

Prise en charge des frais de transport. Si le télétravail est effectué en alternance (quelques jours par semaine, 1 semaine sur 2, etc.), l’employeur doit maintenir la prise en charge de l’abonnement dans les conditions habituelles, dès lors que le salarié a réalisé un trajet domicile/lieu de travail au moins une fois. A l’inverse, si le salarié est placé en télétravail à 100 %, sur le mois, il n’a pas réalisé ce trajet. L’employeur n’est alors pas tenu à cette obligation de prise en charge.

Prise en charge des frais professionnels. L’employeur doit valider les dépenses avant qu’elles ne soient engagées par le salarié en télétravail pour qu’elles soient effectivement prises en charge par l’entreprise. Dans le cas contraire, la prise en charge des frais professionnels par l’employeur ne pourra pas s’appliquer.

Abonnement annuel. Le Ministère du travail encourage les employeurs à maintenir la prise en charge partielle des abonnements de transport des salariés titulaires d’un abonnement annuel, qui n’ont pas pu procéder à la suspension de leur contrat d’abonnement pour le mois non utilisé et qui ont donc supporté son coût.

Mise en place du télétravail : une adaptation nécessaire

Face à ce contexte de crise inédite qui impacte chacun d’entre nous, il est parfois difficile de savoir s’adapter.

En effet, cela affecte directement nos manières de travailler, les entreprises pour la majorité d’entre elles ont dû revoir totalement leur organisation en instaurant une méthode de travail à distance qui était pour beaucoup d’entre nous, vague et abstraite. Il s’agit du télétravail, ou le fait de travailler à distance de chez soi.

Cette méthode, qui peut sembler à première vue idyllique, est pourtant très loin du conte de fée, et laisse apparaître de nombreuses failles portant atteinte aux performances des entreprises.

Il existe toutefois de nombreuses méthodes riches et variées à mettre en place pour garder son efficacité habituelle, ce qui sera favorable à votre bien-être en télétravail, mais également pour celui de l’entreprise.

Découvrez ces méthodes sur le guide du télétravail réalisé par topformation.fr, pour que le télétravail n’ait plus de secrets pour vous !

-> Consultez le guide du télétravail

Mise en place du télétravail et protection des données

     => Pour consulter les recommandations de la CNIL au sujet du télétravail et du respect de la RGPD, consultez notre annexe.

Un contrôle des services de l’inspection du travail

Contrôle du respect des règles sanitaires. Afin de lutter contre l’épidémie de covid-19, le Gouvernement a rappelé que le télétravail doit être mis en œuvre à chaque fois que le poste de travail le permet. Cependant, il a également constaté que le recours au télétravail s’avérait moins massif au fur et à mesure des semaines. C’est pourquoi, il a diffusé, le 3 février 2021, aux services de l’inspection du travail une instruction comportant les consignes de contrôle.

Qui est particulièrement visé ? Les entreprises des secteurs où le télétravail peut facilement être applicable mais où son effectivité s’est atténuée au cours des dernières semaines seront contactées pour vérifier le respect des recommandations du protocole national sanitaire. Rôle de fédérateur. Les inspecteurs du travail mobiliseront les partenaires sociaux tant au niveau régional que départemental, afin d’insister d’une part sur l’enjeu que constitue le recours au télétravail pour éviter un nouveau confinement, et, d’autre part, sur l’importance d’associer les représentants du personnel dans sa mise en œuvre.

Comment s’opère le contrôle ? Les inspecteurs du travail ont pour consigne de vérifier de manière systématique les mesures de prévention prises pour lutter contre le risque de contamination et notamment la mise en œuvre du télétravail. Cette vérification doit porter avant tout sur les conditions d’information et de consultation du comité social et économique (CSE) sur la définition des tâches « télétravaillables » et les modalités pratiques de mise en œuvre du télétravail.

Rôle d’information. A l’occasion de tout contrôle, l’inspecteur du travail rappellera à l’entreprise les soutiens – de l’Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail et de son réseau régional (Anact-Aract) s’agissant des PME ou des services de santé au travail – dont elle peut disposer pour la mise en œuvre de cette organisation de travail. Il rappellera également les mesures prises par le Gouvernement pour lutter contre l’isolement des télétravailleurs (existence d’un numéro vert, possibilité de revenir sur site 1 jour par semaine à la demande du salarié).

Mises en demeure. Les contrôles réalisés ont d’ores et déjà donné lieu à des mises en demeure. Dans la plupart des cas, les mises en demeure sont suivies d’effets.

Traitement fiscal des frais professionnels de télétravail

Une exonération d’impôt. Dans le cadre de la déclaration des revenus de l’année 2020, qui devra être déposée au printemps 2021, les allocations versées par les employeurs pour couvrir les frais liés au télétravail (remboursements forfaitaires ou remboursements de frais réels) seront exonérées d’impôt sur le revenu.

Allocation forfaitaire. Si votre employeur vous verse une allocation forfaitaire, l’exonération sera limitée à 2,5 € par jour de télétravail, soit une exonération de 50 € pour un mois de 20 jours de télétravail : concrètement, l’allocation versée sera exonérée dans la limite de 550 € par an.

Enfin, retenez que si vous optez pour la déduction de vos frais professionnels pour leur montant réel, les frais liés au télétravail pourront, eux aussi, être déduits à hauteur de ces mêmes montants (2,5 € par jour, 50 € par mois de 20 jours de travail, 550 € par an). Vous conserverez toutefois la possibilité de les déduire pour leur montant exact si cela vous est plus favorable.

Des précisions sur les modalités d’application de ces mesures, ainsi que sur la nature et le montant de déduction des frais liés au télétravail seront prochainement publiées sur le site internet des impôts (impots.gouv.fr).