Coronavirus (COVID-19) : l’impact en matière de représentation du personnel

Coronavirus (COVID-19) : l’état d’urgence sanitaire est prolongé

Du nouveau. L’état d’urgence sanitaire, arrivé à terme le 16 février 2021, est finalement prorogé jusqu’au 1er juin 2021 inclus.

Concernant les dispositions relatives à l’état d’urgence sanitaire. Les dispositions relatives à l’état d’urgence sanitaire (notamment les mesures ayant pour objet la mise en quarantaine, les mesures de placement et de maintien en isolement des personnes infectées par le virus), initialement applicables jusqu’au 1er avril 2021, le sont désormais jusqu’au 31 décembre 2021.

Concernant l’Outre-mer. En toute logique, les dispositions relatives à la lutte contre les épidémies applicables dans les îles Wallis et Futuna, en Nouvelle-Calédonie et en Polynésie française sont applicables jusqu’au 31 décembre 2021 (contre le 1er avril 2021 précédemment).

Coronavirus (COVID-19) : élections professionnelles des TPE reportées

Rappel préalable. Tous les 4 ans, les salariés des TPE sont appelés pour élire leurs représentants du personnel au niveau national. Concrètement, cette élection permet de mesurer l’audience des syndicats (et donc leur représentativité au niveau national), de désigner les conseillers prud’homaux et les membres des commissions paritaires régionales interprofessionnelles.

Report du scrutin. Le prochain scrutin était prévu pour la fin de l’année 2020. Cependant, en raison de la crise liée à l’épidémie de covid-19, le prochain scrutin sera organisé au premier semestre de l’année 2021, au cours d’une période qui sera fixée par arrêté. Le suivant sera organisé au 2^ème semestre 2024.

Conditions d’électorat. Seront électeurs au scrutin les salariés des entreprises de moins de 11 salariés au 31 décembre 2019 :

• titulaires d’un contrat de travail au cours de ce mois de décembre 2019,
• âgés de 16 ans révolus,
• ne faisant l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Conseillers prud’hommes. S’agissant du renouvellement des conseillers prud’homaux, il aura lieu au plus tard le 31 décembre 2022. Les mandats en cours sont alors prorogés jusqu’à cette date. De ce fait, les employeurs de salariés occupant de telles fonctions doivent, sur leur demande et pour les besoins de leur formation continue, leur accorder des autorisations d’absence dans la limite de 6 jours par an.

A noter. Les conseillers prud’hommes doivent élire un président ou un vice-président ayant la qualité de salarié et un président ou un vice-président ayant la qualité d’employeur. Le vote par mandat (autrement dit « par procuration ») est possible mais un conseiller prud’homme ne peut détenir qu’un seul mandat. A titre dérogatoire, pendant la période d’état d’urgence sanitaire, les conseillers prud’hommes, réunis en assemblée, peuvent détenir 2 mandats pour élire un président et un vice-président.

Membres des commissions paritaires régionales interprofessionnelles. S’agissant du renouvellement des membres des commissions paritaires régionales interprofessionnelles, il aura lieu au plus tard le 31 décembre 2021. Les mandats en cours sont donc prorogés jusqu’à cette date.

Coronavirus (COVID-19) : élections des membres du CSE suspendues

Une suspension… Les élections des membres des CSE en cours au 2 avril 2020 sont suspendues sanitaire jusqu’au 31 août 2020 inclus. Par conséquent, tous les délais relatifs au processus électoral sont affectés (notamment celui qui s’impose à l’employeur pour inviter les organisations syndicales à négocier le protocole d’accord préélectoral, ou pour saisir la Direccte ou le juge en cas de désaccord).

… valable aussi du côté de l’administration. De la même manière, les délais dont dispose l’administration pour rendre une décision sont suspendus. Si elle a été saisie après le 12 mars 2020, le délai ne courra qu’à la date de fin de la suspension du processus électoral (3 mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire). Si elle s’est prononcée après le 12 mars 2020, le délai de recours contre sa décision ne commencera à courir qu’à la date de fin de la suspension du processus électoral.

Validité du 1er tour. La suspension du processus électoral entre le 1er et le 2ème tour ne remet pas en cause la régularité du 1er tour. En outre, l’organisation d’une élection professionnelle, qu’il s’agisse d’un 1er ou d’un 2ème tour, entre le 12 mars 2020 et le 2 avril 2020 n’a pas d’incidence sur la régularité du scrutin.

Appréciation des conditions d’électorat/d’éligibilité. Les conditions d’électorat et d’éligibilité s’apprécient à la date de chacun des 2 tours du scrutin.

Reprise du processus électoral. Avant le 1er septembre 2020, l’employeur doit reprendre le processus électoral suspendu ou engager tout processus électoral qui aurait dû intervenir pendant la période de suspension. Toutefois, l’employeur peut anticiper la reprise des processus électoraux, à partir du 3 juillet 2020, dans le respect des préconisations sanitaires destinées à protéger la santé des personnes. Dans ce cas, il doit en informer les salariés, les organisations syndicales et, lorsqu’elle a été saisie, la Direccte, 15 jours au moins avant la date fixée pour la reprise du processus électoral.

Sort des mandats pendant la période de suspension. Les mandats des représentants du personnel qui n’ont pas été renouvelés du fait de la période de suspension sont prorogés jusqu’à la proclamation des résultats du premier ou, le cas échéant, du second tour des élections professionnelles.

Prolongation de la protection liée au statut. La protection contre les ruptures de contrat s’applique pendant toute la durée de l’état d’urgence sanitaire. S’agissant spécifiquement de la protection contre les licenciements, qui s’applique pendant un délai de 6 mois après l’échéance du mandat, elle est même prorogée jusqu’à la proclamation des résultats du 1er ou, le cas échéant, du 2nd tour des élections lorsque le délai de 6 mois après la fin du mandat a expiré avant la date du 1er tour.

Coronavirus (COVID-19) : aménagements relatifs à la consultation du CSE

Modalités de réunion du CSE : le principe. En principe, le recours à la visioconférence pour les réunions du CSE doit faire l’objet d’un accord entre l’employeur et le CSE. A défaut d’un tel accord, le recours à la visioconférence est limité à 3 réunions par année civile. Toutefois, cette limite de 3 réunions par année civile ne s’applique qu’aux réunions organisées en dehors de la période d’état d’urgence sanitaire.

Modalités de réunion du CSE : l’exception. Par exception, est autorisé pour l’ensemble des réunions des représentants du personnel, après que l’employeur en a informé leurs membres, pendant toute la durée de l’état d’urgence sanitaire (qui a pris fin le 10 juillet 2020 ou qui prendra fin le 18 septembre 2020 en Guyane et à Mayotte), le recours :

• à la visioconférence,
• à la conférence téléphonique,
• à la messagerie instantanée.

• Ce qui est prévu pour la 1ère période d’état d’urgence sanitaire (achevée le 10 juillet 2020, ou le 18 septembre 2020 en Guyane et à Mayotte)

Le recours à la conférence téléphonique. Lorsque le recours à la conférence téléphonique est envisagé pour la réunion des instances représentatives du personnel, le président de l’instance doit en informer ses membres. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance. Pour rappel, aucun délai de convocation n’est imposé mais, jusqu’au 23 août 2020 et pour les décisions ayant pour objet de faire face à la crise sanitaire, économique et sociale résultant de l’épidémie de covid-19, vous devez communiquer l’ordre du jour au :

• CSE au moins 2 jours avant sa réunion lorsque les décisions visent à faire face aux conséquences de l’épidémie de covid-19 (contre 3 jours, en temps normal) ;
• CSE central au moins 3 jours avant sa réunion lorsque les décisions visent à faire face aux conséquences de l’épidémie de covid-19 (contre 8 jours en temps normal).

Qualités requises du dispositif technique. Lorsque les réunions des instances représentatives du personnel se déroulent en conférence téléphonique, le dispositif technique mis en œuvre garantit l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la retransmission continue et simultanée du son des délibérations. La réunion ne peut se dérouler qu’après vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant à ces critères. Des suspensions de séance restent possibles.

Le recours à la messagerie instantanée. Pour recourir à la réunion des représentants du personnel par messagerie instantanée, le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l’identification de ses membres, ainsi que leur participation effective en assurant la communication instantanée des messages écrits au cours des délibérations. Il ne fait pas obstacle à la tenue de suspensions de séance.

Une information préalable. Le président de l’instance doit informer ses membres de la tenue de la réunion par messagerie instantanée en précisant la date et l’heure de son début ainsi que la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture. Cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance.

Des étapes impératives. La réunion par messagerie instantanée se déroule ensuite conformément aux étapes suivantes :

• l’engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions énoncées ;
• les débats sont clos par un message du président de l’instance, qui ne peut pas intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la délibération ;
• le vote a lieu de manière simultanée ; à cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président de l’instance ;
• au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président de l’instance en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres.

Dans tous les cas, concernant les modalités de vote. S’il doit être procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif de vote doit garantir l’anonymat du votant : l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes. Le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d’une durée identique pour voter à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité.

Reconfinement. Dans le cadre du reconfinement, les réunions du CSE peuvent à nouveau se tenir via conférence téléphonique ou messagerie instantanée, dans des conditions identiques au premier confinement, et ceci jusqu’à l’expiration de la période de l’état d’urgence sanitaire.

Rôle du CSE. Rappelons que par principe le CSE doit être préalablement informé et consulté sur les questions intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise, notamment sur la durée du travail.

Modalités de l’information/consultation. Dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire, l’employeur pouvait (sous conditions) imposer des congés payés ou des jours de repos, augmenter la durée du travail, diminuer les temps de repos, etc. Dans ces hypothèses, le CSE doit être consulté. Cependant, l’employeur pourra l’informer concomitamment à la mise en œuvre de l’un de ces dispositifs.

L’avis du CSE. L’avis du CSE pourra être rendu dans un délai d’un mois à compter de cette information.

Délai du CSE pour rendre ses avis. Du 3 mai 2020 au 23 août 2020 et pour les décisions ayant pour objet de faire face à la crise sanitaire, économique et sociale résultant de l’épidémie de covid-19, si le CSE ne recourt pas à l’expertise, le CSE était réputé avoir été consulté et avoir émis un avis négatif à l’expiration d’un délai de 8 jours (contre un mois en temps normal). En revanche, en cas de recourt aux services d’un expert, ce délai était porté à 11 jours pour le CSE d’établissement (contre 2 mois en temps normal) ou à 12 jours pour le CSE central. En cas d’intervention d’une ou plusieurs expertise(s) dans le cadre de consultation se déroulant à la fois au niveau du comité social et économique central et d’un ou plusieurs comités sociaux économiques d’établissement, le délai était réduit à 12 jours (contre 3 mois en temps normal).

A noter. Lorsqu’il y avait lieu de consulter à la fois le CSE central et un (ou plusieurs) comité(s) d’établissement, l’avis de chaque comité d’établissement était rendu et transmis au CSE central au plus tard 1 jour (contre 7 en temps normal) avant la date à laquelle ce dernier est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif. A défaut, l’avis du comité d’établissement était réputé négatif.

Communication des pièces nécessaires à l’expertise. Du 3 mai 2020 au 23 août 2020 et pour les décisions ayant pour objet de faire face à la crise sanitaire, économique et sociale résultant de l’épidémie de covid-19, le délai dont disposait l’expert, à compter de sa désignation, pour demander à l’employeur toutes les informations complémentaires qu’il juge nécessaires à la réalisation de sa mission est porté à 24 heures (au lieu des 3 jours habituels). L’employeur disposait à son tour d’un délai de 24 heures pour répondre à cette demande (au lieu de 5 jours).

Information quant au coût de l’expertise. Le délai dont disposait l’expert pour notifier à l’employeur le coût prévisionnel, l’étendue et la durée d’expertise était fixé à 48 heures à compter de sa désignation (contre 10 jours en temps normal) ou, si une demande a été adressée à l’employeur, 24 heures à compter de la réponse apportée ce dernier.

Recours. Si, en principe, l’employeur dispose d’un délai de recours de 10 jours pour exercer les recours suivants, il était, jusqu’au 23 août 2020, porté à 48 heures en cas de contestation de :

• la délibération du CSE décidant du recours à l’expertise, si l’employeur entend contester la nécessité de l’expertise ;
• la désignation de l’expert par le CSE, s’il entend contester le choix de l’expert ;
• la notification du cahier des charges et des informations relatives au coût prévisionnel, à l’étendue et à la durée de l’expertise, si l’employeur entend contester le coût prévisionnel, l’étendue ou la durée de l’expertise ;
• la notification du coût final de l’expertise si l’employeur entend contester ce coût.

Remise du rapport d’expertise au CSE. En principe, l’expert doit remettre son rapport au moins 15 jours avant l’expiration du délai de consultation du CSE (2 ou 3 mois, selon le cas). Toutefois, jusqu’au 23 août 2020 et pour les décisions ayant pour objet de faire face à la crise sanitaire, économique et sociale résultant de l’épidémie de covid-19, cette remise devait intervenir au moins 24 heures avant l’expiration du délai de consultation (11 ou 12 jours, selon le cas).

• Ce qui est prévu pour la 2e période d’état d’urgence sanitaire 

Visioconférence et conférence téléphonique. Le recours à la visioconférence ou à la conférence téléphonique est autorisé pour l’ensemble des réunions du comité social et économique (CSE) et du comité social et économique central (CSEC), ainsi que celles des autres instances représentatives du personnel (conseil d’entreprise, commission de santé sécurité et conditions de travail, etc.), après que l’employeur en a informé leurs membres.

Messagerie instantanée. Le recours à la messagerie instantanée est autorisé pour l’ensemble des réunions des instances représentatives du personnel, après information de leurs membres, en cas d’impossibilité de recourir à la visioconférence ou à la conférence téléphonique, ou lorsqu’un accord d’entreprise le prévoit.

Des précisions à paraître… Pour cette 2ème période où l’état d’urgence sanitaire est proclamé, un Décret doit préciser les conditions dans lesquelles les réunions tenues en conférence téléphonique ou en messagerie instantanée se déroulent.

Une opposition possible. Notez que les membres élus des instances représentatives du personnel peuvent s’opposer au recours à la conférence téléphonique ou à la messagerie instantanée, à la majorité de ceux appelés à y siéger et au plus tard 24 heures avant le début de la réunion, lorsque les informations et consultations sont menées dans le cadre de :

• la procédure de licenciement collectif ;
• la mise en œuvre des accords de performance collective ;
• la mise en œuvre des accords portant rupture conventionnelle collective ;
• la mise en œuvre du dispositif spécifique d’activité partielle (également appelé « activité partielle longue durée » ou APLD).

A noter. Les membres élus des instances représentatives du personnel peuvent également s’opposer au recours à la visioconférence, dans les mêmes conditions et dans le cadre des informations et consultations ayant le même objet, lorsque la limite de 3 réunions en visioconférence par année civile est dépassée.

Date de fin. Ces dispositions s’appliqueront jusqu’au 30 septembre 2021 au plus tard.

Un processus de conclusion d’accords collectifs accéléré

Une procédure accélérée. Les accords collectifs conclus exclusivement pour faire face à l’épidémie de covid-19 font l’objet d’une procédure accélérée, jusqu’au 10 octobre 2020.

Concernant les accords de branche. Pour les accords de branche, le délai d’opposition majoritaire est réduit de 15 jours à 8 jours. Par ailleurs, pour être étendu(e), en principe, la convention de branche ou l’accord professionnel ou interprofessionnel ne doit pas avoir fait l’objet d’une opposition des organisations patronales dans un délai d’un mois à compter de la publication de l’avis d’extension du ministère du travail paru au journal officiel. Ce délai d’un mois est réduit à 8 jours (dès lors que l’avis n’a pas été publié le 17 avril 2020). A compter de la publication de cet avis, les organisations et personnes intéressées disposent non plus de 15 jours mais de 8 jours pour faire connaître leurs observations. En outre, les organisations d’employeurs ou organisations de salariés représentatives dans le champ d’application d’une convention, d’un accord ou de leurs avenants, peut solliciter la saisine d’un groupe d’experts chargé d’apprécier les effets économiques et sociaux susceptibles de résulter de leur extension, en principe sous 1 mois, ce délai étant ici rapporté à 8 jours.

Concernant les accords d’entreprises minoritaires. En cas d’accord signé par un (des) syndicat(s) minoritaire(s) ayant recueilli au moins 30 % des voix lors des dernières élections professionnelles, le délai pour demander l’organisation d’un référendum d’entreprise validant l’accord est réduit d’un mois à 8 jours. Par ailleurs, le délai de 8 jours pendant lequel il est permis aux organisations syndicales de signer à leur tour l’accord pour atteindre le taux de 50 % passe à 5 jours, à l’expiration desquels la consultation des salariés peut être organisée.

Référendum des TPE. En cas d’organisation d’un référendum d’entreprise dans une TPE de moins de 11 salariés ou dans une entreprise dont l’effectif habituel est compris entre 11 et 20 salariés, en l’absence de membre élu au comité social et économique (CSE), la consultation du personnel est, en principe, organisée à l’issue d’un délai minimum de 15 jours à compter de la communication à chaque salarié du projet d’accord ; ce délai est réduit à 5 jours, jusqu’au 10 août inclus.

Entreprise d’au moins 50 salariés dépourvue de DS. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, en l’absence de délégués syndicaux dans l’entreprise ou l’établissement, lorsque l’employeur souhaite négocier, il en informe les élus du CSE, qui, s’ils souhaitent également négocier, doivent le faire savoir dans un délai d’un mois, réduit ici à 8 jours.